Уничтожение трудовой книжки

Учет трудовых книжек в организации

Каждый бланк и вкладыш трудовой, находящийся в компании, учитывается с особой строгостью. Для этого в организации существуют два определенных документа. Это книги:

  • по приходу и расходу,
  • по учету движения.

Для ведения данных книг тоже имеются свои правила:

  • нумерация страниц,
  • шнуровка,
  • утверждение подписью, печатью,
  • пломбирование.

В первый учетный документ вносится информация о получении и расходовании книжек и вкладышей в них. Также в обязательном порядке сюда вносится номерной знак, серия.

Учет по движению рабочих документов происходит так:

  • ведется регистрация книжек сотрудников (при приеме),
  • ведется регистрация новых оформленных книжек.

Когда специалист увольняется из компании, ему дают расписаться в личном деле и в документе, учитывающем движения трудовых. В связи с окончанием месяца, сотрудник, который осуществляет работу с книжками, должен отчитаться в бухгалтерию о количестве бланков и вкладышей.


Учет по движению рабочих документов происходит так:

Акт списания

Акт на списание трудовой книжки – документ чрезвычайно важный, правда в законодательстве нет ни одного упоминания о том, как на самом деле он должен выглядеть.

Все составляют данный акт от руки и произвольно.

Мы вывели лишь ряд правил, которые должны быть присущи данному документу:

  • в нем должно содержаться полное название организации;
  • в центре должно крупными буквами быть написано название самого акта;
  • также не забываем вписать саму дату, когда акт был написан;
  • в акте должен быть кратко изложен весь процесс, касающийся списания трудовых;
  • обозначается количество списанных документов, а также причины списания каждого;
  • не забудьте перечислить состав комиссий по инвентаризации и ликвидации;
  • заканчиваться документ должен постановкой печати и подписями всех участников списания трудовых книжек.

Стоит заметить что данный акт составляется на листах А4, в двойном экземпляре. Пишется черной или синей ручкой при отсутствии бланка.

Все составляют данный акт от руки и произвольно.

Акт об уничтожении бланка трудовой книжки

Акт о списании трудовых книжек – документ, подтверждающий уничтожение и снятие с учета бланка строгой отчетности. Он является основным этапом процедуры избавления от испорченного формуляра.

  • Изменение и прекращение обязательств
  • Обстоятельства непреодолимой силы
  • Приостановление взыскания налоговой задолженности
  • Действие разрешительных документов
  • Должен ли самозанятый платить страховые взносы
  • Сдает ли самозанятый налоговую отчетность
  • Новые рекомендации Роспотребнадзора для работодателей
  • Повышение зарплаты бюджетникам в 2020 году
  • Какой штраф за отсутствие кассы
  1. Внесены недостоверные сведения на титульном листе при первичном заполнении. Текущий порядок позволяет дополнять или изменять сведения о фамилии, имени, отчестве, профессии, образовании владельца ТК, но на основании подтверждающих документов (свидетельство о браке, о перемене имени, диплом и т. п.). Если же при первичном заполнении ТК или вкладыша в личных данных допущена ошибка, ее не исправляют, а бланк списывают как испорченный и потом уничтожают.
  2. Документы физически пострадали в результате чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, противоправных действий третьих лиц или просто небрежности кадровика. Естественно, залитые, обугленные, обгрызенные, с отсутствующими страницами бланки использовать нельзя, необходимо закупить новые. Более того, если пострадали уже заполненные формуляры, их списывают и уничтожают, а сотрудникам заводят дубликаты в предусмотренном законодательством порядке.
  3. Документы рассыпаются в руках от ветхости (редко, но все-таки случается и так). Порядок действий кадровика при таких случаях не регламентирован, но наиболее логичным представляется завести дубликат (при наличии у работника подтверждающих стаж документов).
  4. Изменилась форма или способ ведения ТК. С внедрением ЭТК проблема уничтожения и списания неиспользованных, но закупленных бланков встанет перед всеми работодателями.

Путеводитель по кадровому делу: Трудовые книжки. Хранение и уничтожение бланка трудовой книжки (подготовлен экспертами компании “Гарант”)

Путеводитель по кадровому делу:
Трудовые книжки. Хранение и уничтожение бланка трудовой книжки

1. Статья 66 ТК РФ. Трудовая книжка

2. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225)

3. Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 31 октября 2016 г. N 589н “Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 “О трудовых книжках”

4. Положение об организации работы с персональными данными федерального государственного гражданского служащего центрального аппарата Федерального агентства по поставкам вооружения, военной, специальной техники и материальных средств и ведении его личного дела (утв. Приказом Федерального агентства по поставкам вооружения, военной, специальной техники и материальных средств от 22 апреля 2011 г. N 116)

5. Положение о защите персональных данных государственного гражданского служащего Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям и ведении его личного дела (утв. Приказом Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям от 1 декабря 2010 г. N 584)

6. Инструкция по кадровому делопроизводству в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору (утв. Приказом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 30 мая 2008 г. N 372)

7. Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 “Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”

8. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (Утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР)

1. Распоряжение об организации хранения трудовых книжек служащих (утв. Указанием оперативного характера ЦБР от 22 января 2004 г. N 8-Т)

2. Образец приказа о возложении обязанностей по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек (книга Карсетской Е.В.)

3. Заявка на выдачу бланков трудовых книжек (“Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение”)

4. Отчет об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (“Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение”)

5. Приказ о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек (“Руководитель бюджетной организации”)

6. Образец акта об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек (“Отдел кадров коммерческой организации”)

7. Образец акта об уничтожении бланка трудовой книжки (“Кадровая служба и управление персоналом предприятия”)

8. Акт об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки (“Кадровик.ру”)

9. Примерная форма акта списания трудовых книжек (подготовлено экспертами компании “Гарант”)

Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 18 марта 2008 г. N 656-6-0 (об ответственности за сохранность трудовой книжки)

2. Хранение невостребованных трудовых книжек по правилам (журнал “Кадровая служба и управление персоналом предприятия”, N 2, февраль 2017 г.)

3. Трудовая книжка: учет и хранение (журнал “Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение”, N 8, август 2016 г.)

6. Правила хранения кадровых и бухгалтерских документов (журнал “Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение”, N 6, июнь 2015 г.)

7. Актуальные вопросы работы с трудовыми книжками (“Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение”, N 10, октябрь 2014 г.)

8. Трудовые книжки в аптеке: организуем учет и хранение правильно (“Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение”, N 9, сентябрь 2014 г.)

9. Покупка, учет и хранение трудовых книжек (“Кадровая служба и управление персоналом предприятия”, N 1, январь 2014 г.)

10. Ведение и хранение трудовых книжек (“Кадровый вопрос”, N 1, январь 2014 г.)

11. Все о трудовой книжке (Л.В. Куревина, “Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения”, N 4, 5, апрель, май 2013 г.)

Решения практических ситуаций

Ситуация 1: В организации имеются две сотрудницы с одинаковыми именем и фамилией. Одна вышла замуж, и по ошибке инспектор отдела кадров зачеркнул на титульном листе трудовой книжки фамилию и написал новую не той сотруднице. Запись на внутренней стороне обложки трудовой книжки не произведена. Можно ли исправить эту ошибку, или нужно ликвидировать трудовую книжку? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2016 г.)

Ситуация 2: Организация планирует осуществлять кадровый аутсорсинг – ведение кадровой документации юридического лица сторонней организацией, в частности, заполнение, хранение трудовых книжек. Каким образом организация должна осуществлять хранение трудовых книжек сотрудников сторонних организаций? Существуют ли законодательные требования или ограничения на осуществление такой деятельности по договору аутсорсинга, в частности, в связи с хранением трудовых книжек по месту нахождения организации – исполнителя услуг? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2014 г.)

Ситуация 3: Уволившийся сотрудник за трудовой книжкой не пришел, согласия на пересылку трудовой книжки почтой не давал. Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой ему было направлено дважды и оба раза было возвращено по истечению срока хранения на почте. Какие действия следует предпринять работодателю в данной ситуации? Нужно ли продолжать направлять уведомления? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2013 г.)

Ситуация 4: Кто в организации должен нести ответственность за хранение трудовых книжек? (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, июль 2016 г.)

Ситуация 5: При заполнении трудовой книжки работника сотрудник кадровой службы допустил ошибку на титульном листе. У работника данная компания первое место работы. Как правильно оформить работнику новую трудовую книжку? Нужно ли писать на ней, что это дубликат? И какой датой оформлять: датой приема или обнаружения ошибки? (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, июль 2016 г.)

Ситуация 6: Кто в организации должен нести ответственность за хранение трудовых книжек? (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, декабрь 2015 г.)

Ситуация 7: При оформлении пенсий инспекторы в отделениях Пенсионного фонда просят принести оригинал трудовой книжки. Мы отвечаем за хранение трудовых книжек и просто так трудовые на руки никому не выдаем. Как лучше поступить в данной ситуации? (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, декабрь 2015 г.)

Ситуация 8: Работодатель утверждает, что мы должны сами хранить свои трудовые книжки. Когда необходимо сделать в них запись, он забирает книжку на пару часов и возвращает ее обратно. Законно ли это? Разве не должны наши трудовые храниться в отделе кадров? (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, декабрь 2015 г.)

Ситуация 9: Работодатель рассматривает вариант передачи трудовых книжек работников и других кадровых документов сторонней организации, которая может предоставить все условия для хранения вышеупомянутых документов. Правомерно ли хранение данных документов у сторонней организации? Насколько я понимаю в соответствии с трудовым законодательством организация работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек возложена на работодателя (ч. 2 ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек) и работодатель не имеет права возложить данную обязанность на другое юридическое лицо (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, ноябрь 2015 г.)

Ситуация 10: Нужно ли приказ о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек переиздавать каждый год или достаточно одного? (“Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения”, N 2, февраль 2015 г.)

Ситуация 11: Можем ли мы назначить ответственным лицом за работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек бухгалтера? Если да, как оформить передачу ему трудовых книжек и ключей от сейфа, где они хранятся? (“Отдел кадров коммерческой организации”, N 3, март 2014 г.)

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 75 рублей или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Путеводитель по кадровому делу

Подготовлен экспертами компании “Гарант”

Путеводитель по кадровому делу включает тематические подборки правовых норм, судебной практики, разъяснений государственных органов власти, аналитических материалов, практических ситуаций, а также форм документов и образцов их заполнения.

Быстро разобраться с кадровым вопросом Вам помогут:

– одновременное наличие различных видов информации по интересующей проблеме,

– актуальные специально отобранные материалы.

2. Хранение невостребованных трудовых книжек по правилам (журнал “Кадровая служба и управление персоналом предприятия”, N 2, февраль 2017 г.)

Как списать

Прежде чем утилизировать рабочие документы, их необходимо надлежащим образом списать. Для этого составляется акт о списании трудовых книжек. Издавать его необходимо после проведения инвентаризации всех хранящихся в компании бумаг сотрудников.

Иногда возникает необходимость уничтожить не сам документ, а вкладыш к нему, например, испорченный неправильным заполнением. Вкладыш является бумагой строгой отчетности, поэтому прежде чем его уничтожить, необходимо составить акт об уничтожении вкладыша в трудовую книжку — форма и содержание этого документа такие же.

  • выявить подлежащие уничтожению бумаги;
  • убедиться, что их необходимо утилизировать, в том числе: проверить срок хранения, если уничтожается невостребованная бумага, убедиться в наличии ошибок, поскольку дальнейшее заполнение трудовой книжки при испорченном бланке не допускается, или в непригодности документа для дальнейшего использования;
  • составить акт и подписать его;
  • осуществить самостоятельно или лично проконтролировать процесс физического уничтожения.

Списание трудовых книжек

Одна из обязанностей работодателей по отношению к сотрудникам – правильное ведение и заполнение трудовых книжек. От этого зависит дальнейший расчет стажа и пенсии, поэтому к оформлению данной документации предъявляют строгие требования, которые нужно соблюдать. Книжка – многостраничный документ с несколькими разделами. Хранится она у работодателя. Существует также особый порядок, касающийся учета книжек. Однако сотрудники, ответственные за работу с этими документами, иногда могут допускать ошибки, поскольку от них никто не застрахован даже при самом ответственном подходе. В этом случае испорченный бланк нужно будет уничтожить, и эта операция требует документального заверения с составлением соответствующего акта. Чтобы его оформить, можно использовать наш образец акта на списание трудовых книжек.

При уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую их следует списать с забалансового счета – Кт 006.

Могут ли уничтожить или не отдать трудовую книжку?

Здравствуйте, у меня сложилась такая ситуация, уволили меня по собственному желанию задним числом, меня об этом не оповестив, и когда я действительно захотела уволиться документы уже были подготовлены задним числом естественно. В итоге расчетные и справку я получила 18 января, а в самой справке которую мне выдал работодатель написано 10 января 2017 года. Конечно сейчас уже ни чего не докажешь так как я подписала этот документ. Но при расчете я получила зарплату, медицинскую книжку и справку, но трудовую книжку мне не выдали сказали что не могут ее найти, но как найдут обязательно оповестят. Через несколько недель руководитель позвонил и сказал, что я могу подойти и забрать свою трудовую книжку это был конец января 2017 года. Но на тот момент я находилась в другом городе и еще в больнице. В марте месяце я звонила и писала руководителю по поводу трудовой книжки, т.к. это продуктовый магазин и документы хранятся где-то в офисе, я не могла придти просто и заявить что хочу забрать, надо созвониться и договориться с руководителем, но руководитель не отвечал.Может ли вообще уничтожить или не отдать организация трудовую книжку? И вопрос так как мне ее сразу не отдали, и когда могли отдать я не могла явиться, могут ли мне по истечению столько времени также отказать, ведь уже 4 месяц пошел как я не забрала?

Ответы юристов ( 1 )

  • 763 ответа
  • 409 отзывов

Организация Не имеет права уничтожать либо Не отдавать уволенному сотруднику трудовую книжку.

Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ «По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Части вторая — третья утратили силу. — Федеральный закон от 30.06.2006 N 90-ФЗ.
Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.»
Согласно ст. 84.1 ТК РФ «Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя.

С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.
Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.
Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом „а“ пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 настоящего Кодекса, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам в соответствии с частью второй статьи 261 настоящего Кодекса. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Согласно ст. 166 ТК РФ „Помимо общих гарантий и компенсаций, предусмотренных настоящим Кодексом (гарантии при приеме на работу, переводе на другую работу, по оплате труда и другие), работникам предоставляются гарантии и компенсации в следующих случаях:
при направлении в служебные командировки;
при переезде на работу в другую местность;
при исполнении государственных или общественных обязанностей;
при совмещении работы с получением образования;
при вынужденном прекращении работы не по вине работника;
при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска;
в некоторых случаях прекращения трудового договора;
в связи с задержкой по вине работодателя выдачи трудовой книжки при увольнении работника;
в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.
При предоставлении гарантий и компенсаций соответствующие выплаты производятся за счет средств работодателя. Органы и организации, в интересах которых работник исполняет государственные или общественные обязанности (присяжные заседатели, доноры, члены избирательных комиссий и другие), производят работнику выплаты в порядке и на условиях, которые предусмотрены настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. В указанных случаях работодатель освобождает работника от основной работы на период исполнения государственных или общественных обязанностей.“

Согласно ст. 234 ТК РФ „Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате:
незаконного отстранения работника от работы, его увольнения или перевода на другую работу;
отказа работодателя от исполнения или несвоевременного исполнения решения органа по рассмотрению трудовых споров или государственного правового инспектора труда о восстановлении работника на прежней работе;
задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;“

Согласно ст. 392 ТК РФ „Работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении — в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки.
За разрешением индивидуального трудового спора о невыплате или неполной выплате заработной платы и других выплат, причитающихся работнику, он имеет право обратиться в суд в течение одного года со дня установленного срока выплаты указанных сумм, в том числе в случае невыплаты или неполной выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику при увольнении.
Работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба.
При пропуске по уважительным причинам сроков, установленных частями первой, второй и третьей настоящей статьи, они могут быть восстановлены судом.“

В данном случае работодатель намеренно затягивал выдачу трудовой книжки для того, чтобы Вами был пропущен срок обращения в суд по трудовым спорам.

Читайте также:  Как рассчитывается аванс после отпуска

Также можно обратиться в трудовую инспекцию с жалобой на нарушение работодателем трудового законодательства согласно положениям главы 57 ТК РФ.

В соответствии со ст. 354 ТК РФ „Федеральная инспекция труда — единая централизованная система, состоящая из федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на проведение федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, и его территориальных органов (государственных инспекций труда).
Часть вторая утратила силу. — Федеральный закон от 22.08.2004 N 122-ФЗ.
Руководство деятельностью федеральной инспекции труда осуществляет руководитель федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на проведение федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, — главный государственный инспектор труда Российской Федерации, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Правительством Российской Федерации.
Часть четвертая утратила силу. — Федеральный закон от 22.08.2004 N 122-ФЗ.“

Ещё можно обратиться в прокуратуру с жалобой на неправомерные действия работодателя.

Деятельность прокуратуры регулируется Федеральным законом от 17.01.1992 №2202-1 „О прокуратуре Российской Федерации“.Порядок обращений в прокуратуру урегулирован „Инструкцией о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в системе прокуратуры Российской Федерации“, утвержденной Приказом Генпрокуратуры РФ от 17.12.2007 №200.Главной задачей прокуратуры является осуществление общего надзора за соблюдением законодательства, т.е. прокуратура не является специализированным органом по надзору и контролю в сфере труда. Однако, поскольку трудовое законодательство входит в общую систему законодательства, прокуратура уполномочена осуществлять надзор также и в этой сфере.

Надзорная функция прокуратуры в сфере защиты социально-трудовых прав граждан в настоящее время усилилась. Было издано Указание Генеральной прокуратуры РФ от 14.11.2008 № 229/7р «Об организации прокурорского надзора в связи с принимаемыми Правительством РФ мерами по оздоровлению ситуации в финансовом и других секторах экономики».

При направлении жалобы в трудовую инспекцию и прокуратуру в приложениях укажите всю переписку с работодателем.

Части вторая — третья утратили силу. — Федеральный закон от 30.06.2006 N 90-ФЗ.
Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.»
Согласно ст. 84.1 ТК РФ «Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя.

Учет трудовых книжек в организации

Каждый бланк и вкладыш трудовой, находящийся в компании, учитывается с особой строгостью. Для этого в организации существуют два определенных документа. Это книги:

  • по приходу и расходу,
  • по учету движения.

Для ведения данных книг тоже имеются свои правила:

  • нумерация страниц,
  • шнуровка,
  • утверждение подписью, печатью,
  • пломбирование.

В первый учетный документ вносится информация о получении и расходовании книжек и вкладышей в них. Также в обязательном порядке сюда вносится номерной знак, серия.

Учет по движению рабочих документов происходит так:

  • ведется регистрация книжек сотрудников (при приеме),
  • ведется регистрация новых оформленных книжек.

Когда специалист увольняется из компании, ему дают расписаться в личном деле и в документе, учитывающем движения трудовых. В связи с окончанием месяца, сотрудник, который осуществляет работу с книжками, должен отчитаться в бухгалтерию о количестве бланков и вкладышей.

  • по приходу и расходу,
  • по учету движения.

Учет, хранение и уничтожение трудовых книжек

Обязанности работодателя по учету, порядку приобретения и выдачи, хранению и уничтожению трудовых книжек – основного документа о трудовой деятельности и трудовом стаже работника – столь же строго регламентированы действующим законодательством, как и обязанности по их правильному ведению и заполнению.

Бланки трудовых книжек

Экскурс в историю

Впервые трудовые книжки появились в нашей стране в 1919 г. в Москве и Петрограде. Между тем уже в 1923 г. они были заменены на удостоверения личности, а чуть позже в действие были введены Трудовые списки. И наконец, 15 января 1939 г. для всех рабочих

и служащих была введена трудовая книжка единого образца.

В прошлом веке в ходу были трудовая книжка колхозника и трудовая книжка старателя, кроме того, существовали 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик. Причем с 1974 г. трудовая книжка стала печататься исключительно на Гознаке.

Отметим, что с 2004 г. в России действуют новые бланки трудовых книжек и вкладышей в них, образцы которых утверждены Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н “О трудовых книжках“. В настоящее время это документ, изготовленный в соответствии со стандартами защищенной полиграфии. Защитный комплекс включает двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химических защиты – от вытравливания и для идентификации подлинности, на листы книжки нанесена гильоширная сетка, присутствует ирисный переход и микротекст, на документ нанесена невидимая уф-краска, номер документа имеет магнитные свойства, сшита книжка специальной нитью “биколор“.

Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.


Порядок приобретения трудовых книжек

Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда данная работа является для гражданина основной (ст. 66 ТК РФ). При этом оформление трудовой книжки лицу, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее – Правила)). Поэтому на предприятии

всегда следует иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил). Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша утвержден Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н “О трудовых книжках“ (далее – Порядок).

Изготовлением бланков трудовой книжки и вкладыша, как мы уже упоминали, занимается Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединение “ГОЗНАК“ Минфина России (п. 2 Порядка). Распространением указанных бланков занимаются в свою очередь юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка). Данные требования предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков.

Между тем обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовых книжек и вкладышей в них должно осуществляться на основании договора, заключенного с изготовителем либо распространителем (п. 4 Порядка).

Судебная практика. Продажа трудовых книжек распространителями должна осуществляться только работодателям. В случае реализации бланков иным лицам действия продавца могут быть квалифицированы по ст. 14.2 КоАП РФ как незаконная продажа товаров, свободная реализация которых запрещена или ограничена законодательством (Решение Арбитражного суда Рязанской области от 02.10.2007 N А54-3897/2007).


Хранение трудовых книжек

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. При этом руководитель своим приказом (см. пример 1) назначает конкретное лицо, отвечающее за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 45 Правил).

Общество с ограниченной ответственностью “Стратосфера“

от 20 апреля 2009 г. N 15

О назначении уполномоченного лица,

ответственного за ведение, хранение,

учет и выдачу трудовых книжек

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, приказываю:

1. Назначить с 22.04.2009 ответственным за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров В.Н. Петрову.

2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор Махонин Д.А. Махонин

С приказом ознакомлены:

20.04.2009
Начальник отдела кадров Петрова В.Н. Петрова ———-

Отметим, что несоблюдение установленного Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек является нарушением законодательства о труде. В данном случае в соответствии с п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрено наложение административного штрафа:

– на должностных лиц – от 1000

руб. до 5000 руб.;

– на предпринимателей – от 1000 руб. до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

– на юридических лиц – от 30 000 руб. до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

При этом указанное нарушение, совершенное должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Временная выдача трудовых книжек

В соответствии с п. 7 Правил работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника выдать ему копию трудовой книжки либо заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки, причем сделать это надо не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Может получиться и так, что работнику временно понадобится подлинник трудовой книжки. Как правило, такая необходимость возникает в случае, когда гражданин обращается в органы Пенсионного фонда за назначением пенсии. При этом действующее законодательство не содержит запрета на выдачу работникам по их просьбе подлинников трудовой книжки в период действия трудового договора. В то же время специалисты Роструда считают, что в таких случаях ответственность за утерю трудовой книжки работником будет нести не данный сотрудник, а лицо, отвечающее за сохранность трудовых книжек в организации (Письмо Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0). В любом случае рекомендуется с работника, временно взявшего трудовую книжку, попросить расписку.


Сроки хранения

Отметим, что трудовые книжки, не полученные сотрудниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (п. 43 Правил).

При этом п. п. 342, 351, 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с

указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000, установлены следующие сроки хранения документов:

– трудовые книжки, которые не были востребованы, – не менее 50 лет;

– документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним – 3 года;

– книги выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним – 50 лет.

Уничтожение трудовых книжек

Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил). Данный акт составляется в произвольной форме (см. пример 2).

Общество с ограниченной ответственностью “Курьер“

Утверждаю
Астахов
————————-
Генеральный директор
Астахов Сергей Валерьевич
29 июня 2009 г.

Читайте также:  Рефинансирование кредитов с просрочками

3 29 июня 2009 г.

Акт N – от —————
об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек
и вкладышей в них

Мы, нижеподписавшиеся, комиссия, назначенная приказом от 01.06.2009
N 45, в составе:

– заместителя директора по управлению персоналом М.А. Хорина
(председатель комиссии);

– главного бухгалтера Е.А. Абрамовой (член комиссии);

– начальника отдела кадров Н.Н. Егоровой (член комиссии)
29.06.2009
составили настоящий акт о том, что ———- были уничтожены (путем
сжигания) испорченные бланки:

29.06.2009
Заместитель директора Хорин М.А. Хорин ———-
по управлению персоналом
29.06.2009
Главный бухгалтер Абрамова Е.А. Абрамова ———-
29.06.2009
Начальник отдела кадров Егорова Н.Н. Егорова ———-

Отметим, что не лишним будет приложить к акту об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей вырезанные номера этих бланков. Данная процедура может послужить доказательством того, что указанные бланки были уничтожены.

Учет трудовых книжек

В соответствии с п. 40 Правил с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодателем ведутся:

– приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек“. Обратите внимание, что данные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью либо опломбированы (п. 41 Правил).

Приходно-расходная книга по учету бланков

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности. Лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, они выдаются согласно п. 42 Правил исключительно по его заявке (см. пример 3).

Главному бухгалтеру ООО “Магазин“
Старцевой Е.В.

от инспектора по кадрам
Кожиной О.В.

Заявка N 1 от 11 июня 2009 г.

на выдачу бланков трудовых книжек

Прошу выдать под отчет бланки трудовых книжек в количестве 5 (пяти) штук.

11 июня 2009 г. Кожина

В свою очередь, в приходно-расходную книгу (см. пример 4) вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. При этом следует указать серию и номер каждого бланка (п. 41 Правил).

ФОРМА
ПРИХОДНО-РАСХОДНОЙ КНИГИ ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ
ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ВКЛАДЫША В НЕЕ

N Дата От кого по-
лучено или
кому отпу-
щено Основание
(наименова-
ние доку-
мента, N и
дата) Приход Расход
число месяц год Количество Сумма
(руб.) Количество Сумма
(руб.)
трудовых
книжек (се-
рия и номер) вкладышей
(серия и
номер) трудовых
книжек (се-
рия и номер) вкладышей
(серия и
номер)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 09 06 2009 ООО
“Бланки“ Договор
N 115 от
09.06.2009 20 шт.:

серия –
ТК-I, N N с
5460920 по
5460939 – 4000,00 – – –
2 11 06 2009 Инспектор
по кадрам
Кожина О.В. Заявка N 1
от
10.06.2009 – – – 5 шт.:

серия –
ТК-I, N N с
5460920 по
5460924 – 1000,00
3 02 07 2009 Инспектор
по кадрам
Кожина О.В. Заявка N 2
от
02.07.2009 – – – 3 шт.:

серия –
ТК-I, N N с
5460925 по
5460927 – 600,00

Книга учета движения трудовых книжек

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (см. пример 5) регистрируются все трудовые книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу, а также новые трудовые книжки и вкладыши, выданные работникам. Впоследствии при получении трудовой книжки в связи с увольнением сотрудник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41 Правил).

ФОРМА КНИГИ
УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ

N
п/п Дата приема на
работу, заполне-
ния трудовой
книжки или
вкладыша в нее Фамилия,

имя и
отчество
владельца
трудовой
книжки Серия и
номер
трудовой
книжки
или
вкладыша
в нее Должность,

специаль-
ность
работника,

который
сдал
трудовую
книжку или
на которого
заполнена
трудовая
книжка или
вкладыш в
нее Наиме-
нование
места
работы
(с указа-
нием
струк-
турного
подраз-
деления),

куда
принят
работник Дата и N
приказа
(распо-
ряжения)
или иного
решения
работода-
теля, на
основании
которого
произведен
прием
работника Расписка
ответ-
ственно-
го лица,

приняв-
шего или
запол-
нившего
трудовую
книжку Полу-
чено
за за-
полне-
нные
тру-
довые
книжки
или
вкла-
дыши
в них
(руб.) Дата
выдачи на
руки
трудовой
книжки
при
увольнении
(прекраще-
нии
трудового
договора) Расписка
работни-
ка в по-
лучении
трудовой
книжки
число ме-
сяц год
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
1 27 04 2009 Дубинин
Сергей
Иванович серия –
ТК-I,

N 7894561 Юрисконсульт Юридический
отдел Приказ от
27.04.2009
N 12-к Кожина 200 10.09.2009 Дубинин
2 30 04 2009 Пушкин
Иван
Сергеевич серия –
ТК-II,

N 2556314 Механик Участок N 1 Приказ от
30.04.2009
N 15-к Кожина 200
2 02 06 2009 Зотова
Елена
Павловна серия –
ТК-I,

N 3586456 Маляр 3-го
разряда Участок N 1 Приказ от
02.06.2009
N 21-к Кожина 200 30.06.2009 Зотова

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должно представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного кассового ордера (п. 42 Правил). При этом сам отчет составляется в произвольной форме (см. пример 6).

Отчет
об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них
июнь 2009 г.

1. Количество бланков на начало месяца:

Название бланка Бланки (серия, номер) Количество (шт.)
Трудовые книжки – –
Вкладыши в трудовые книжки – –

2. Количество полученных бланков:

Название бланка Бланки (серия, номер) Количество (шт.)
Трудовые книжки ТК-I N N с 5460920 по
5460924 5 (пять)
Вкладыши в трудовые книжки – –

3 (три)
3. Количество использованных бланков трудовых книжек ——-:

N
п/п Бланк (серия,

номер)
Использование Удержанная
стоимость
бланка (руб.) Приходно-кассовый
ордер (дата,

номер)
1 ТК-I N 5460920 Выдан Филимонычеву
Ивану Григорьевичу – Подлежит удержанию
2 ТК-I N 5460921 Испорчен
при заполнении (акт
об уничтожении N 2
от 30.06.2009) – –
3 ТК-I N 5460922 Выдан Коробову Сергею
Анатольевичу – Подлежит удержанию


4. Количество использованных бланков вкладышей в трудовые книжки —–:

N
п/п Бланк (серия,

номер)
Использование Удержанная
стоимость
бланка (руб.) Приходно-кассовый
ордер (дата,

5. Количество бланков на конец месяца:

Название бланка Бланки (серия, номер) Количество (шт.)
Трудовые книжки ТК-I N N 5460923,

5460924 2 (две)
Вкладыши в трудовые книжки – –

номер)
Использование Удержанная
стоимость
бланка (руб.) Приходно-кассовый
ордер (дата,

Правовое регулирование вопроса

Сложность заключается в том, что на нормативном уровне не предусмотрено требований к администрации юрлиц и предпринимателям по хранению трудовых книжек. В соответствии с п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, бланки книжек и вкладышей должны храниться как бланки строгой отчётности.

Требования к месту хранения БСО (бланков строгой отчетности) определены Положением о наличных денежных расчётах, утвержденным Постановлением Правительства от 06.05.2008 г. № 359.

Данное требование обусловливает как минимум необходимость установки пожарной сигнализации и применение мер безопасности.

Безопасность обеспечивается следующими мероприятиями:

  • охрана или охранная сигнализация;
  • решётки на окнах, если помещение находится на первых этажах;
  • исключение свободного доступа в помещение посторонних лиц, включая сотрудников, не имеющих отношения к работе с бланками.

Место хранения БСО по завершении рабочего времени должно быть опечатано. Для работы с бланками назначается ответственное лицо, которое несёт полную материальную ответственность за сохранность документов.

Но всё вышесказанное относится исключительно к бланкам трудовых книжек, но не к оформленным документам, которые представляют ценность непосредственно для работника. Из ст. ст. 66, 80 и других Трудового кодекса, Правил ведения и хранения вытекает, что в период работы книжка должна находиться по основному месту занятости человека, но никаких конкретных требований к организации хранения не установлено. В такой ситуации уместна аналогия закона. Установленные для хранения бланков требования должны выполняться и по отношению к оформленным книжкам.

Администрация обычно обеспечивает надлежащие условия хранения книжек, но в небольших организациях возможны грубые нарушения. Книжки могут находиться в столе или открытом шкафу в кабинете руководителя, ответственное за работу с трудовыми книжками лицо не определено и т. д.

При временной выдаче трудовой книжки работник оставляет расписку в получении. При возврате книжки в связи с увольнением сотрудник должен расписаться в специальном журнале учёта движения таких книжек.

Этап 2. Определение документов с определенной степенью защиты, подлежащих уничтожению, и оформление такого уничтожения

Согласно п. 81 Инструкции № 40 бланки трудовой книжки и вкладыша к ней являются бланками документов с определенной степенью защиты, и учет испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и их уничтожения ведутся в порядке, установленном законодательством для бланков документов с определенной степенью защиты.

В свою очередь использование, бухгалтерский учет, хранение выданных (реализованных) бланков и документов осуществляются в порядке, установленном законодательством в отношении бланков строгой отчетности (ч. 2 подп. 3.1 п. 3 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 22.12.2001 № 1846 «О некоторых вопросах изготовления и использования бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты»). В настоящее время учет бланков строгой отчетности изложен в Инструкции № 196.

Шаг 4. Фиксация факта порчи бланка трудовой книжки (вкладыша к нему) при попытке заполнения раздела «Сведения о работнике».

Данный шаг актуален, в частности, при процедуре возмещения материального ущерба и определения виновного лица. Он может быт оформлен либо в форме акта, либо в форме докладной записки как непосредственного руководителя виновного работника (например, начальника кадровой службы) или самого работника, допустившего порчу бланка трудовой книжки.

Шаг 5. Составление реестра бланков строгой отчетности.

На испорченные при заполнении бланки трудовой книжки (как на бланк документа с определенной степенью защиты) составляется реестр бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению. Все экземпляры испорченных бланков должны храниться в организации вместе с составленным реестром. Установлен срок их хранения – в течение месяца после проведения налоговой проверки (п. 15 Инструкции № 196).
Заметим, что каких-либо требований в отношении испорченных бланков (например, их перечеркивание, учинение на них каких-либо записей) законодательство не содержит.

Образец заполнения реестра бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению

Шаг 6. Хранение испорченных бланков трудовой книжки.

Формально, как следует из п. 15 Инструкции № 196, испорченные бланки строгой отчетности сохраняются организацией вместе с составленным реестром бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению, в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

Шаг 7. Составление акта на списание испорченных бланков трудовой книжки.

До того как приступить непосредственно к уничтожению испорченных бланков, необходимо списать их и оформить данное списание.
Согласно п. 16 Инструкции № 196 в присутствии комиссии (см. шаг 3) проверенные бланки строгой отчетности упаковываются, опечатываются (опломбируются). Затем составляется акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности по форме согласно приложению 7 к Инструкции № 196 (см. образец ниже) с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению.

Образец заполнения акта на списание бланков трудовой книжки


В трехдневный срок данный акт представляется на утверждение руководителю организации, который должен утвердить его в течение 5 дней после получения.

Шаг 8. Фактическое уничтожение испорченных бланков трудовой книжки.

После утверждения руководителем организации акта на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности (см. также шаг 7), комиссией производится их фактическое уничтожение, о чем составляется акт об уничтожении бланков строгой отчетности по форме, разработанной и утвержденной самой организацией (п. 18 Инструкции № 196).

Конкретный способ уничтожения бланков законодательством не определен. Таким образом, организация вправе воспользоваться любым доступным ей способом уничтожения документов. Например, она может сжечь испорченные бланки (с соблюдением требований пожарной безопасности) или измельчить их в шредере.

На практике некоторые наниматели к акту об уничтожении прилагают подлинные номера испорченных бланков трудовой книжки. Для этого они вырезают номера из бланков перед их уничтожением и вклеивают их в акт. Считается, что это служит неопровержимым доказательством того, что бланки с такими номерами были действительно уничтожены.

Образец оформления акта о списании испорченного бланка трудовой книжки


Заметим, что срок для утверждения составленного акта составляет 3 дня (п. 18 Инструкции № 196).

На данном этапе предпринимаются действия по продолжению оформления трудовой книжки (запрос нового бланка трудовой книжки взамен испорченного, а далее обычные действия, связанные с заполнением трудовой книжки и ее регистрацией в соответствующем журнале), а также действия по взысканию материального ущерба с лица, виновного в порче бланка.

Учет трудовых книжек: что важно знать бухгалтеру и кадровику

Аудитор рассказывает о безошибочном учете трудовых книжек в компании.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Трудовые книжки: правовое регулирование правил заполнения, общие положения

В статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации приведен перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом (далее ТК РФ), иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

Одним из этих документов, является трудовая книжка. Ей посвящена также статья 66 ТК РФ.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» утверждается форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку, а также устанавливаются Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

1 января 2004 года введены в действие трудовые книжки нового образца Утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках». Но по сути, изменения не многочисленны: поменялся цвет обложки, появился герб Российской Федерации на обложке и на титульном листе, в разделе «сведения о работе» предусмотрено внесение записей о квалификации работника.

Обратите внимание!

Трудовые книжки старого образца действительны и замена их на книжки нового образца не предусмотрена законодателем.

Обратите внимание!

Федеральным законом от 30 июня 2006 года №90-ФЗ «О внесении изменений в трудовой кодекс Российской Федерации, признании недействующими на территории Российской федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации» (далее Федеральный закон №90-ФЗ) внесены существенные изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации, вступающие в силу 1 октября 2006 года.

Таким образом, все работодатели должны пересмотреть свои локальные нормативные акты в соответствии с новой редакцией, в противном случае многие из них потеряют силу.

Правила ведения и заполнения трудовых книжек регулируются следующими нормативными правовыми актами:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации;

2. Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (далее Правила ведения и хранения трудовых книжек));

3. Постановление Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;

Читайте также:  Что такое гражданская правоспособность?

4. Приказ Минфина Российской Федерации от 22 декабря 2003 года №117н «О трудовых книжках» (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку») (далее Приказ Минфина Российской Федерации от 22 декабря 2003 года №117н), а также другими нормативными правовыми актами.

Кроме того, существует ряд нормативных правовых актов регулирующих специфику заполнения некоторых разделов трудовых книжек в различных сферах деятельности. Например:

1. Приказ Госкомвуза Российской Федерации от 28 июня 1995 года №1235 «Об утверждении положения об отраслевой системе поощрения работников среднего, высшего, послевузовского профессионального и соответствующего дополнительного образования»;

2. Письмо Госналогслужбы от 10 октября 1994 года №ВП-6-12/382 «О должностных инструкциях сотрудников отделов информатизации»;

3. Постановление Минтруда Российской Федерации от 11 июня 1992 года №21Г «О порядке пересмотра записей в трудовых книжках о причинах увольнения работников с предприятий военно-промышленного комплекса»;

4. Письмо Роструда от 15 июня 2005 года №908-6-1 «Об оформлении трудовой книжки для иностранного работника» и другие.

В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Но, как правило, в крупных организациях, где существует отдел кадров, издание дополнительного приказа излишне. Обязанности по ведению, заполнению и хранению трудовых книжек внесены в должностные инструкции работников кадровой службы (отдела кадров), с которыми последние должны быть ознакомлены под роспись.

Законодатель обязывает работодателя (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной (статья 66 ТК РФ).

Одно из самых важных изменений в Трудовом кодексе Российской Федерации – наконец-то прекращено четырнадцатилетнее ущемление в правах индивидуальных предпринимателей, как работодателей и, самое главное, нанятых ими работников. Вводится понятие «работодатели индивидуальные предприниматели», на которых возлагаются почти все права и обязанности организаций работодателей.

Федеральным законом №90-ФЗ внесены изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации. В соответствии с новой редакцией ТК РФ, работодатель – индивидуальный предприниматель, не только может вести трудовые книжки, он это обязан сделать, но при этом законодатели забыли сказать, как заполнять трудовые книжки тем, кто уже работает у предпринимателя по состоянию на 1 октября 2006 года. Здесь ответ такой: ведение – это процесс заполнения книжек, соответственно работники вправе потребовать у предпринимателя, чтобы он не только заполнил имеющуюся у работника книжку, но и выписал новую, отразив там запись о приеме на работу, состоявшемся до 1 октября.

Следует напомнить, что раньше существовал запрет на ведение трудовых книжек работодателями–индивидуальными предпринимателями. Теперь запрет распространяется только на работодателей–физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Также вводиться новая норма «Физические лица, осуществляющие в нарушение требований федеральных законов предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, без государственной регистрации и (или) лицензирования, вступившие в трудовые отношения с работниками в целях осуществления этой деятельности, не освобождают от исполнения обязанностей, возложенных Трудовым кодексом на работодателей–индивидуальных предпринимателей». Фактически это означает то, что предприниматели «цеховики» должны теперь опасаться своих работников, ведь вслед за признанием их «работодателями–индивидуальными предпринимателями», могут прийти сотрудники ОВД и открыть уголовное дело по статье 171 Уголовного кодекса Российской Федерации «Незаконное предпринимательство».

Кроме того, обязанность индивидуальных предпринимателей по ведению трудовых книжек предполагает её осуществление в соответствии с правилами, предусмотренными (ранее только для работодателей – организаций) Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») и Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Видимо, новелла ТК РФ потребует внесения соответствующих изменений в данные нормативные акты.

Трудовая книжка должна быть предъявлена работником при заключении трудового договора. В отдельных случаях, предусмотренных законодательством, трудовые отношения могут возникнуть и без предъявления трудовой книжки, причем отсутствие трудовой книжки не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора. ТК РФ предусматривает случаи, когда в предъявлении трудовой книжки нет необходимости:

– при поступлении на работу в организацию по совместительству (статья 283 ТК РФ);

– при поступлении на работу впервые (статья 65 ТК РФ).

На работника, принятого на работу впервые, работодатель обязан оформить трудовую книжку в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Федеральным законом №90-ФЗ внесены изменения в статью 65 ТК РФ, в соответствии с которыми:

«В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку».

Таким образом, работодатель теперь может не только выдавать трудовую книжку работнику при поступлении на работу впервые, или выписывать дубликат испорченной трудовой книжки, но и выписывать ее вновь не впервые поступающему на работу сотруднику.

При выдаче трудовой книжки работнику администрация организации взимает с работника стоимость трудовой книжки (пункт 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Но плата за выдачу трудовой книжки взимается не всегда. Так, например, не взимается плата:

· при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша к ней;

· в случае порчи трудовой книжки не по вине работника;

· при массовой утрате трудовых книжек работодателем в чрезвычайных ситуациях.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации. В случае местонахождения организации в одном из субъектов Российской Федерации, где официальным является язык субъекта Российской Федерации, – возможно внесение записей на языке субъекта Федерации наряду с государственным языком Российской Федерации. Это установлено пунктом 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку утвержден Приказом Минфина Российской Федерации от 22 декабря 2003 года №117н «О трудовых книжках» (далее Порядок обеспечения бланками трудовой книжки).

Согласно пункту 2 Порядка обеспечения бланками трудовой книжки изготовителем бланков трудовых книжек и вкладыша в трудовую книжку является Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединение «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации.

То есть купить трудовые книжки либо вкладыши к трудовым книжкам можно либо у Объединения «ГОЗНАК», либо у его законных распространителей.

Законными распространителями могут быть юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным Объединением «ГОЗНАК».

Вопрос о том, кто вправе официально продавать трудовые книжки, решают региональные власти. Например, в Москве обязанности распространителя выполняют ГУП «Главснаб Правительства Москвы», ЗАО «Б», ООО «С». В розницу бланки трудовых книжек продает только ГУП «Главснаб Правительства Москвы», цена одного бланка у него – 100 рублей.

Обеспечение работодателей бланками трудовых книжек либо вкладышами к трудовым книжкам осуществляется на платной основе. При этом с Объединением «ГОЗНАК» или с распространителем заключается договор.

Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку согласно пункту 5 Порядка обеспечения бланками трудовой книжки осуществляется:

1) службами доставки защищенной полиграфической продукции;

2) работодателем со склада «ГОЗНАКа» или распространителя;

3) иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пунктом 2 Порядка обеспечения бланками, бланки трудовых книжек (вкладыши) отнесены к защищенной полиграфической продукции:

«бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты».

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (пункт 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Вопрос о том, происходит ли реализация книжек при взимании платы за нее, спорный. Поэтому существует два способа учета выданных трудовых книжек.

Более подробно с вопросами, касающимися указанных выше способов учета, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» из серии «Портфель бухгалтера» «Трудовые книжки: Правила заполнения».

Размер платы за бланк трудовой книжки определяется размером расходов на ее приобретение.

Выбор варианта приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и последующего взимания платы за них с работников остается за работодателем.

Кроме того, необходимо отметить, что до настоящего времени, несмотря на утверждение Приказом Минфина Российской Федерации от 22 декабря 2003 года №117н Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, часто встречаются случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить. Следует напомнить, что в указанном документе, говорится об обеспечении бланками трудовых книжек работодателей (юридических лиц), а в свете последних изменений внесенных в ТК РФ, эти правила распространяются и на работодателей–физических лиц. Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку должна осуществляться службами до­ставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Таким образом, приобретение бланка трудовой книжки работником не предусмотрено законодательно установленным порядком и соответственно является прямым его нарушением. Ответственности за это нарушение, прежде всего, будут нести лица, занимающиеся продажей бланков трудовых книжек и вкладышей в них незаконными способами. Работникам кадровой службы рекомендуется не принимать к оформлению бланки трудовых книжек, приобретенные лично гражданами.

Подводя итог, можно сделать следующие выводы и привести некоторые рекомендации.

Трудовая книжка стала документом строгой отчетности, и если раньше бланки можно было просто приобрести, то теперь ситуация в корне изменилась. «Госзнаком» были разработаны новые бланки, которые значительно серьезнее защищены от подделки. Бланки выпускаются в определенном количестве, и распространяются только через уполномоченные организации и индивидуальных предпринимателей. Возникает вопрос, как сотрудник кадровой службы, или иное лицо, в чьи должностные обязанности входит работа с трудовыми книжками, может отличить подделку от настоящей трудовой книжки? Следует обратить внимание на ряд существенных моментов, в частности, на:

1. использование при изготовлении новых бланков современных полиграфических технологий и специального оборудования;

2. использование при изготовлении бланков трудовых книжек специальной бумаги с химической защитой;

3. наличие эксклюзивного водяного знака «ТК» видимого на просвет;

4. применение особого способа печати с плавными переходами цвета, называемого «ирисовая печать»;

5. наличие светящейся в ультрафиолете надписи «ТРУДОВАЯ КНИЖКА»;

6. наличие вживленных микроволосков;

Средства защиты, указанные в приведенных выше пунктах 5 и 6, относятся к скрытым средствам защиты, и возможно не каждая кадровая служба технически способно воспользоваться ими для проверки подлинности трудовой книжки. Но их присутствие характеризует высокий уровень защиты бланков.

7. трудовая книжка сшита специальным швом, исключающим возможность замены листов.

Работа с трудовыми книжками в организации требует особой внимательности и должна основываться на законодательно установленных правилах и требованиях. Так как трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника, при ее неправильном оформлении могут возникнуть негативные последствия, как у работодателя, так и у работника. Это обосновывается значением трудовой книжки. Каждый человек для того чтобы получить определенные материальные блага должен вести трудовую деятельность, которая отражается в трудовой книжке. Трудовая книжка содержит документальное подтверждение трудового стажа работника.

Информация необходимая для аттестации сотрудников: сведения о местах работы выполняемых работах и занимаемых должностях находится в трудовой книжке

Трудовая книжка включена в перечень документов, заверенные копии которых представляются для назначения пособий по социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (пункт 4 статьи 15 Федерального закона от 24 июля 1998 года №125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

В некоторых случаях, трудовая книжка может помочь кадровому работнику установить негативные факты в трудовой биографии работника. К примеру, наличие увольнения по дисциплинарным основаниям. Достаточно выводов можно сделать анализируя развитие трудовой биографии работника.

Неправильные или не соответствующие законодательству формулировки причины увольнения работника могут привести к судебным разбирательствам.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, согласно пункту 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек в организациях ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

Формы указанных книг приведены в Приложениях 2 и 3 к Постановлению Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

В приходно-расходную книгу бухгалтер записывает, когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были куплены трудовые книжки и вкладыши. Кроме того, в книге отражается когда, кому (Ф.И.О., должность работника), в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были выданы бланки. Рассмотрим на примере порядок заполнения приходно-расходной книги.

Пример 1.

15 июля 2005 года ОАО «А» было приобретено у ЗАО «Б» 5 трудовых книжек. Цена за бланк – 120 рублей. Продажа бланков трудовых книжек была оформлена накладной №23965 от 15 июля 2005 года. Купленные бланки имеют серию АХ, а номера с 0068435 по 0068440.

В этом же месяце 25 числа ОАО «А» приняло оператором Петрова И.И., который устроился на работу впервые. Приказ от 25 июля 2005 года №35-к. На основании заявки №9 от 25 июля 2005 года кадровику Свиридовой Н.П. была выдана трудовая книжка серии АХ за №0068435.

Общая стоимость приобретенных трудовых книжек составила 600 рублей.

Приходно-расходную книгу бухгалтеру необходимо заполнить следующим образом:

На работника, принятого на работу впервые, работодатель обязан оформить трудовую книжку в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения

Трудовая инспекция регулярно проводит плановые и внеплановые проверки организаций на предмет следования ими трудового законодательства. В ходе такой проверки она может оценить хранение трудовых книжек.

За инцидент с утратой или порчей трудовых книжек работодателя даже могут привлечь к уголовной ответственности.

Согласно ст. 140 Уголовного кодекса, неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, которые затрагивают его права и свободы, предусматривается штраф в размере 200 тыс. р. или заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификация на 2-5 лет.

По ст. 292 УК ответственность за внесение заведомо недостоверных данных в документацию из корыстных побуждений предусматривает наказание в виде штрафа до 80 тыс. р. или заработка осужденного за полгода, исправительные или принудительные работы до 6 месяцев, лишение свободы до 2 лет.

По ч. 2 ст. 325 УК наказание за кражу личного имущества (документа) гражданина предусматривает штраф до 80 тыс. р., арест до 3 месяцев или исправительные работы.

По ст. 292 УК ответственность за внесение заведомо недостоверных данных в документацию из корыстных побуждений предусматривает наказание в виде штрафа до 80 тыс. р. или заработка осужденного за полгода, исправительные или принудительные работы до 6 месяцев, лишение свободы до 2 лет.

Устав унитарного предприятия

Учредительным документом унитарного предприятия считается устав организации, который утверждается министерством, ведомством или другим федеральным органом.

Устав государственного и муниципального предприятия должен содержать, кроме обычных сведений, характерных для каждого юридического лица, информацию о предмете и целях его деятельности, а также о величине уставного фонда организации.

При способе хозяйственного ведения унитарное предприятие (ГУП, МУП) может распоряжаться закрепленным за ним имуществом , производимой продукцией и доходами от реализации товаров, работ или услуг самостоятельно, учитывая установленные законодательством действующие ограничения.

Ссылка на основную публикацию