Недостача денежных средств в кассе: что делать?

Обязан ли кассир возмещать недостачу по кассе

Должность кассира предполагает огромную ответственность, но обязанности в этой профессии должны точно соотноситься и с правами. Как избыток, так и недостаток не всегда являются виной кассира, так как ситуаций, которые могут привести к отличию суммы в кассе и расчётной, — масса.

В любом случае кассир как материально ответственное лицо обязан за свои просчёты платить из собственного кармана. Если в кассе образовался минус, кассир должен полностью возместить недостающую сумму. Эти действия регламентируются статьями 242 и 243 Трудового кодекса РФ. Причина недостачи в кассе при этом не важна — случайно или умышленно работник ошибся, он должен возместить ущерб.

Знаете ли вы? Если сумма недостачи— менее месячного оклада работника, то работодатель может её взыскать без согласия проштрафившегося.

Финансовое взыскание — не единственный вид наказания за ненадлежащее исполнение своих рабочих обязанностей. В соответствии со статьями 192 и 193 Трудового кодекса работодатель имеет право применить к нерадивому сотруднику и дисциплинарные меры воздействия. Это может быть предупреждение, выговор, а в крайнем случае — и увольнение. Конечно, адекватный руководитель должен взвесить все за и против, прежде чем принять судьбоносное решение.

Работодателю не стоит забывать, что за каждый проступок работника против него можно принять только одно дисциплинарное взыскание. При этом перед назначением наказания сотрудник, допустивший в кассе недостаток, должен написать объяснительную записку. Этот документ состоит из фактической и пояснительной частей, где приводятся факты (возникновение недостачи) и причины, которые к этому привели (невнимательность, преднамеренность и т. п.). Записка предоставляется начальству в течение двух суток с момента выявления нарушения. Отсутствие объяснительной не является смягчающим фактором при установлении наказания.

При привлечении работника к дисциплинарной ответственности стоит обратить внимание на такой нюанс: наказать можно лишь в течение месяца со дня обнаружения нарушения. Изданный руководителем приказ о наказании должен быть доведён до сведения кассира под роспись. В случае отказа работником подписать документ, составляется соответствующий акт.

Важно! Утрата доверия к сотруднику, допустившему недостачу, является достаточным поводом для работодателя уволить этого работника!


В нём должны быть отображены следующие данные:

Что делать работодателю с выявленной при инвентаризации нехваткой денег?

Как правило, недостача наличности в организации выявляется посредством инвентаризации её операционной кассы.

Данная процедура регулярно проводится хозяйствующим субъектом по установленному регламенту.

Необходимость её совершения на предприятии может быть обусловлена, например, формированием годовой финансовой отчетности или иными причинами.

По сути, инвентаризация кассы организации представляет собой ревизию, подсчет и оценку наличных средств.

Прежде всего, проверяется соответствие реальных остатков кассовой наличности сведениям, зафиксированным в учетных регистрах.

Кроме того, хозяйствующим субъектом может осуществляться незапланированная проверка собственной кассы. Подобное мероприятие также нередко способствует выявлению недостачи наличности.

Внеплановые ревизии проводятся в отношении кассы предприятия по следующим возможным причинам:

  • Наличие обоснованных подозрений о вероятных хищениях активов организации.
  • У хозяйствующего субъекта поменялся собственник.
  • Произошло чрезвычайное обстоятельство, стихийное бедствие.
  • Сменился материально-ответственный субъект.

Если работодатель инициировал очередную проверку кассы и установил факт недостачи наличности, ему следует осуществить на этом основании ряд конкретных мероприятий.

Для начала требуется получить соответствующие объяснения от уполномоченного кассира.

Чтобы предоставить руководству необходимые разъяснения по поводу обнаруженной недостачи, у сотрудника, отвечающего за операционную кассу, имеется всего лишь два дня.

Работодатель вправе сформулировать данное требование устным распоряжением или письменным документом.

Если же кассир отказывается предоставить руководству какие-либо пояснения по поводу сложившейся ситуации, факт такого отказа обязательно подлежит документальному оформлению – составляется специальный акт.

Следующий этап – проведение работодателем необходимого расследования. Цель данного мероприятия – выяснить причину обнаруженного несоответствия и найти субъекта, виновного в кассовой недостаче.

Если по итогам расследования руководству организации удалось достоверно установить ответственное лицо (сотрудника), чьё действие/бездействие привело к утрате наличности, на виновного субъекта следует наложить надлежащее взыскание.

При этом нужно руководствоваться нормами актуального законодательства. Если такое взыскание налагается, данный факт обязательно оформляется отдельным приказом.


Для начала требуется получить соответствующие объяснения от уполномоченного кассира.

Уголовная ответственность за недостачу денег в кассе

Вид правонарушенияСанкцияСрок, сумма
1.КражаШтрафДо 80 000 руб. или в размере зарплаты или дохода за полгода
Обязательные работыДо 180 часов
Исправительные работыОт полугода до года
Ограничение свободыДо 2 лет
АрестОт 2 до 4 месяцев
Лишение свободыДо 2 лет
2.МошенничествоШтрафДо 120 000 руб. или в размере годичной зарплаты или других доходов
Обязательные работыДо 180 часов
Исправительные работыОт 6 месяцев до года
Ограничение свободыДо 2 лет
АрестОт 2 до 4 месяцев
Лишение свободыДо 2 лет
3Растрата, присвоениеШтрафДо 120 000 руб. или в размере годичного дохода
Обязательные работыДо 120 часов
Исправительные работыДо полугода
Ограничение свободыДо 2 лет
Лишение свободыДо 2 лет

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! За любое деяние, предусматривающее уголовную ответственность, виновного можно уволить по инициативе работодателя.

  • Административный штраф. Кассир своим действием, бездействием или небрежностью нарушил порядок работы с наличностью, значит, может быть подвергнут и административной ответственности. Должностные лица могут заплатить 4–5 тыс. руб., а юридические – 40–50 тыс. руб. – это помимо возмещения самой суммы недостачи.
  • Дисциплинарное взыскание. Может быть наложено работодателем также, помимо компенсации ущерба. Нерадивому кассиру можно сделать замечание, объявить выговор, а в некоторых случаях без пощады уволить.
  • Уголовная ответственность. Грозит тем должностным лицам, в отношении которых был доказан умысел их действий. Такими виновными действиями признаются:
    • кража – тайное присвоение чужого;
    • мошенничество – приобретение права на чужие средства вследствие злоупотребления доверием или обмана;
    • растрата – похищение вверенного имущества или средств и последующая реализация, употребление, передача третьим лицам;
    • присвоение – неправомерное удерживание в своем пользовании вверенных активов.
    Читайте также:  Сколько стоит прописка в Москве
  • Как оформить акт ревизии наличных

    Для оформления итогов пересчета наличных денежных средств следует использовать форму № ИНВ-15 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88) – скачать бланк. Последовательность его заполнения, следующая:

    • Ответственное лицо заполняет расписку в верхней части о том, что все документы оформлены, средства оприходованы и списаны,
    • Приводятся сумма фактического остатка наличности и ценностей и итоги по данным учета,
    • Если, выявлен излишки или недостачи, ниже указывается их сумма,
    • После этого кассир заполняет раздел для дачи объяснений по причинам, в результате которых образовались отклонения,
    • В нижней части акта директор указывает сове решение по итогам выявленных расхождений

    Скачать образец заполненного акта по недостаче

    Акт в обязательном порядке подписывается членами комиссии и материально-ответственным лицом, руководитель компании ставит свою подпись под принятым им решением.

    Если происходит смена ответственных лиц, то акт составляется в 3 экземплярах: для бухгалтерии и каждому из кассиров.

    В случае отказа работника от дачи письменных пояснений по выявленным отклонения комиссия составляет дополнительный акт, в котором фиксируется данный факт. С ним сотрудника тоже необходимо ознакомить под роспись.

    Скачать образец заполненного акта об отказе от дачи пояснений

    Если происходит смена ответственных лиц, то акт составляется в 3 экземплярах: для бухгалтерии и каждому из кассиров.

    Порядок действий компании при выявлении недостачи в кассе

    Если выявлена недостача денежных средств в кассе и это сделано не в ходе инвентаризации, компании необходимо предпринять следующие шаги:

    • Издается приказ о проведении инвентаризации и назначении комиссии для ее осуществления;
    • Проводится пересчет наличности в присутствии ответственного лица;
    • По итогам проверки составляется акт инвентаризации наличных денежных средств;
    • С ним знакомиться кассир и в нем же дает пояснения причин возникших отклонений;
    • Если ответственное лицо отказывается знакомиться под роспись с результатами инвентаризации на это также составляется акт;
    • На основе оформленных итогов инвентаризации определяются виновные в недостаче лица;
    • Принимается решение о взыскании недостающей суммы с виновных лиц;
    • Производится погашение недостачи за счет допустивших ее ответственных лиц.

    В случае, когда нехватка наличности обнаруживается в ходе плановой или внезапной инвентаризации, первые 2 этапа будут уже проведены к моменту обнаружения в кассе недостачи.

    Акт составляется в 2 экземплярах. Один отправляется в бухгалтерию, а второй остается у кассира на руках.

    Обязан ли кассир возмещать деньги?

    Кассир — это сотрудник, профессиональная деятельность которого связана с работой с наличными средствами. На него возлагается огромная ответственность.

    В ТК РФ и Постановлении Министерства труда отражен перечень должностей, по отношению к которым обязательно должен устанавливаться полный вид материальной ответственности. Это означает, что при выявлении нарушений, работники обязаны полностью возместить работодателю весь ущерб.

    Должность кассира включена в указанный перечень.

    Сумма недостачи может быть отнесена на кассира в полном объеме, так как ответственность за отсутствие наличных денег в кассе возлагается именно на этого сотрудника.

    Данное правило регламентируется 242 статьей ТК РФ.

    Кассир не обязан выплачивать работодателю компенсацию в том случае, если возникновение недостачи было спровоцировано факторами, от него не зависящими. Таковыми являются:

    • катастрофа или другое подобное явление, в ходе которого касса подверглась повреждению;
    • воздействие непреодолимой силы — ограбление, хищение и т.д.


    Данное правило регламентируется 242 статьей ТК РФ.

    Статьи и консультации 2020 по кадровому делопроизводству на сайте www.kadrovik-praktik.ru

    К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.

    Суд оставил жалобу П. без удовлетворения.

    Что делать при недостаче денег в кассе работнику

    Вопрос того, что делать работнику при выявлении недостачи денег в кассе крайне актуален для многих сотрудников, работающих по профессии кассира. Так, одним из наиболее распространенных действий в случае обнаружения незначительной недостачи является компенсация ее за счет своих личных средств, без привлечения к рассмотрению вопроса иных лиц. В таком случае ни работодатель, ни другие участники взаимоотношений могут фактически даже не узнать о факте недостачи. При этом работник практически всегда все равно является обязанным компенсировать недостачу, но после широкого перечня различных процессуальных действий. Именно поэтому многие трудящиеся предпочитают самостоятельно исправить проблему так, как будто она не возникала.

    Если недостача имеет признаки происхождения не по вине самого работника — ему следует сообщить о данном факте работодателю и приготовиться отстаивать свою позицию. При этом следует также заранее написать объяснительную по данному вопросу. Однако судебная практика демонстрирует, что при обнаружении недостачи в кассе практически всегда привлечение работника к ответственности признается целиком и полностью правомерным, если не имели место обстоятельства, исключающие его вину.

    Читайте также:  Как получить молдавское гражданство

    Даже если в рамках служебного расследования или судебного разбирательства, например, будет обнаружено хищение средств из кассы другим сотрудником, привлечение кассира к ответственности все равно почти всегда считается правомерным, ведь он допустил нарушение порядка работы с кассой и не следил за вверенными ему в распоряжение средствами должным образом.

    Дт 70, Кр 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» — сумма была удержана из заработной платы виновника или внесена им в кассу.

    Порядок проведения инвентаризации кассы

    Непосредственно перед началом проведения инвентаризации все кассовые операции прекращаются, комиссии предоставляются последние приходные и расходные кассовые документы. Материально ответственные лица подтверждают, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, все выбывшие средства списаны в расход.

    Далее проводится сама инвентаризация кассы, которая включает в себя полный подсчет имеющейся наличности в кассе. Пересчет денег производится под строгим наблюдением всех членов комиссии. Выявленную сумму денежных средств сравнивают с остатками по данным первичных документов и бухгалтерской программы, обязательно проверяются и показатели ККМ.

    В то случае, если в организации осуществляются наличные расчеты с применением ККМ, инвентаризация кассы начинается с проверки фактического наличия в операционных кассах контрольно-кассовой техники, при этом должны быть в наличии документы, связанные с приобретением, регистрацией и вводом в эксплуатацию каждой ККМ.

    На практике возможны три варианта результата инвентаризации кассы: соответствие данных учета фактическому наличию денежных средств, выявлена недостача, обнаружен излишек денежных средств в кассе.

    На практике возможны три варианта результата инвентаризации кассы: соответствие данных учета фактическому наличию денежных средств, выявлена недостача, обнаружен излишек денежных средств в кассе.

    Возможные взыскания

    Следует отметить, что у работника может взиматься не более 20% от размера месячного оклада. Больший размер компенсационных выплат (возмещающих убытки владельцам магазина) устанавливается в судебном порядке (138-я статья ТК). При этом размеры материальной ответственности не могут превышать размеров должностного оклада (248-я статья ТК). Исключение — выплаты, установленные судебным решением.

    Если речь идёт о коллективном договоре, в этом случае тоже учитываются свои особенности:

    • Выплаты для каждого работника не могут быть одинаковыми, они начисляются в пропорциональном размере (например, кто-то был в отпуске или в больнице, и по этой причине не должен отвечать за недостачу; а для новых сотрудников выплаты начисляются в пропорции к отработанным дням).
    • Если подписан договор о возложении материальной ответственности на определённых лиц, они должны присутствовать на проводимой ревизии. При обнаружении недостачи с таких лиц берутся объяснительные записки. После чего издаётся соответствующий приказ на удержание определённой суммы с размеров месячного оклада.

    Как было сказано выше, такие отчисления в пользу работодателя не должны превышать 20%. То есть, руководство магазина может взимать компенсацию только с материально ответственных лиц и только в размерах, установленных трудовым законодательством.

    Следует иметь в виду, что ответственность с продавцов не снимается даже в том случае, если они не подписывали договор о полной ответственности. Но при этом работодатель должен доказать нарушения со стороны сотрудника.

    В банке зафиксировали сумму меньше той, что значится по сопровождающим документам

    Сотрудники банка могли, напротив, недосчитаться денег. Или они обнаружили одну или две фальшивые купюры. Это недостача. В случае с фальшивками во внимание берите номинальную стоимость таких банкнот. То есть если это купюра на 1000 руб., именно эту сумму и отразите как недостачу. Вы сделаете проводку:

    ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 57
    — отражена недостача наличных, выявленная при инкассации.

    Далее алгоритм действий будет следующий. Первый вариант: вы взыщете сумму с ответственного работника (проводки те же, которыми вы учитываете недостачу по кассе, — см. стр. 45). И тогда ту же сумму вы можете отразить при расчете налога на прибыль в составе внереализационных расходов.

    Второй вариант: вы отнесете разницу на прочие расходы за счет средств компании, отразив это в бухучете записью:

    ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94
    — списаны суммы недостачи за счет средств организации.

    Но при этом в налоговом учете расход вы не показываете. Не удастся списать и номинальную стоимость фальшивых купюр. Так поступить запрещает пункт 49 статьи 270 Налогового кодекса РФ. Поэтому данная сумма недостачи является постоянной разницей, из-за которой в бухучете придется отразить постоянное налоговое обязательство. Проводка тут такая:

    ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
    — отражено постоянное налоговое обязательство.

    Но если ваша компания относится к малым, вы не обязаны применять ПБУ 18/02 . И тогда отражать разницы не придется.

    Но если ваша компания относится к малым, вы не обязаны применять ПБУ 18/02 . И тогда отражать разницы не придется.

    Читайте также:  Проверка наименования юридического лица

    Примеры

    ООО «Норд-Вест» по результатам инвентаризации в марте 2016 выявило недостачу в кассе в размере 550 руб.

    Бухгалтер ООО «Норд-Вест» делает проводку по выявленной недостаче в кассе:

    ДтКтОписание операцииСумма, руб.Документ
    9450Отражена сумма недостачи550Бухгалтерская справка, ИНВ-15

    Виновник недостачи не был обнаружен и было решено списать эту сумму на внереализационные расходы. Сформированы проводки:

    ДтКтОписание операцииСумма, руб.Документ
    91.294Недостача списана на расходы550Бухгалтерская справка

    В апреле вновь была зафиксирована недостача в сумме 1 000 рублей. В этот раз было принято решение отнести ущерб на счет кассира. Проводки в этом случае:

    ДтКтОписание операцииСумма, руб.Документ
    9450Отражена сумма недостачи1 000ИНВ-15, бухгалтерская справка
    73.294Недостающая сумма списана на расчеты с ответственными лицами1 000Бухгалтерская справка
    5073.2Недостача погашена ответственным лицом1 000Приходный кассовый ордер

    Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

    Что делать при обнаружении недостачи

    Правила регистрации недостачи регулирует Положение о ведении КО от 2011 года. Рассмотрим, какая последовательность действий проводится в подобных случаях. После обнаружения проблемы собирается комиссия и проводится инвентаризация. Примечательно, что в старой редакции Положения была информация о том, как это правильно делать и какие шаги производить. В новом Положении, вообще, нет никакой информации, что обусловлено уменьшением зарегулированности предпринимателей и предоставлением им определенных свобод в сфере управления своими деньгами.

    В этой статье мы рассмотрим классический пример того, как действовать при обнаружении недостачи, а вы уже сами решите, стоит ли действовать по нему, или вы упростите процесс, чтобы снизить нагрузку. Итак, первым делом руководитель должен назначить инвентаризационную комиссию и утвердить ее состав. В нее входит сам руководитель, представитель бухгалтерии (обычно это главбух), и третье лицо (экономист, юрист или пр.).

    Комиссия в присутствии кассира производит инвентаризацию кассы и вносит в соответствующие бланки количество денежных средств, материальных ценностей, ценных бумаг и пр. Затем производится сверка с кассовой книгой или другими документами, в результате чего подтверждается факт недостачи.

    Внимание: согласно действующим правилам кассир заносит в книгу любые движения денежных средств, то есть вносит в нее все расходные и приходные ордера, связанные с выдачей или получением денег.

    После этого комиссия заполняет акт о недостаче денежных средств в кассе (образец можно найти в интернете или в конце статьи). Он заполняется по форме ИНВ-15. Сначала его подписывает кассир, подтверждая, что необходимые документы были переданы в бухгалтерию, что имеющиеся денежные средства или оприходованы или переданы в расход. После этого в акт вносится сумма, которая находится в кассе по факту и сумма недостачи. Кассир (или другое лицо, его заменяющее) пишет объяснительную, называя причины, по которым возникла данная ситуация. Затем акт подписывается всеми членами комиссии, а руководитель вписывает в него свое решение касательно взыскания разницы и пр. Согласно Положению, необходимо оформить два акта:

    1. Первый образец передается в бухгалтерию, где на основании него вносят коррективы и высчитывают компенсацию с кассира.
    2. Второй образец передается кассиру в качестве доказательной базы и с целью ознакомления.

    Если кассир не может дать комментарии по поводу недостачи средств в своей кассе, то комиссия составляет акт отказа от предоставления объяснений. В него вносятся данные о членах комиссии, данные о том, по какой причине проводилась проверка и указывается сумма недостачи. С данным документом кассира следует ознакомить под роспись. В случае если он не хочет подписывать бумагу, то это заносится в акт. Документ подписывают все члены комиссии.


    После этого комиссия заполняет акт о недостаче денежных средств в кассе (образец можно найти в интернете или в конце статьи). Он заполняется по форме ИНВ-15. Сначала его подписывает кассир, подтверждая, что необходимые документы были переданы в бухгалтерию, что имеющиеся денежные средства или оприходованы или переданы в расход. После этого в акт вносится сумма, которая находится в кассе по факту и сумма недостачи. Кассир (или другое лицо, его заменяющее) пишет объяснительную, называя причины, по которым возникла данная ситуация. Затем акт подписывается всеми членами комиссии, а руководитель вписывает в него свое решение касательно взыскания разницы и пр. Согласно Положению, необходимо оформить два акта:

    Сложные ситуации в бухучете: пере- и недовложение денег в инкассаторскую сумку и выявление фальшивых купюр

    Начальник отдела методологии учета АО “Тандер”

    специально для ГАРАНТ.РУ

    Бухгалтерский учет денежных средств – это тема, которая рассмотрена со всех сторон и по которой, казалось бы, не должно оставаться вопросов. Но нередко возникают нестандартные ситуации, оформлению которых следует уделить особое внимание. Рассмотрим сложные случаи при инкассации денежных средств, а также порядок действий при выявлении фальшивых купюр.

    Рассмотрим на примере.

    Как оформить компенсацию за стационарный телефон

    Актуальный размер компенсации вы можете узнать на сайте Департамента труда и социальной защиты города Москвы.

    Ссылка на основную публикацию