Возврат подотчетной суммы в кассу

Вопрос недели: возврат средств при отсутствии кассы

Вопрос: Если директор ООО брал деньги в подотчет, может ли он остатки не истраченных средств не возвращать в кассу, так как кассы у организации в принципе нет. А если возвращает , то нужно ли для таких операций устанавливать кассу?

Сообщаю Вам следующее:

Срок возврата неизрасходованных денежных средств складывается из следующих периодов:

— срока, на который средства выданы (или периода от даты выдачи до даты возвращения из командировки);

— времени, отведенного руководителем для возвращения денежных средств.

Если подотчетные суммы были получены для командировочных целей, то отчитаться о своих тратах работник должен в течение 3 рабочих дней со дня фактического возвращения из командировки.

Нормативно закрепленного срока для составления авансового отчета в ситуации, когда деньги выданы для целей, не связанных с командировкой работника, нет. Поэтому такой срок надо установить самостоятельно в локальном нормативном акте. Это может быть, к примеру, инструкция по порядку расчетов с подотчетными лицами.

Не забудьте также, что руководитель организации должен определить сроки, в течение которых подотчетное лицо должно вернуть остаток неизрасходованных сумм.

Применение ККТ при выдаче/возврате подотчетных сумм. Выдача денежных средств под отчет и возврат сотрудником в организацию неизрасходованных денежных средств, ранее выданных ему под отчет, не образуют природу расчета в смысле Федерального закона N 54-ФЗ. Поэтому в данных случаях ККТ не применяется.

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

Документ 1

  1. Каков порядок возврата неизрасходованных подотчетных сумм

8.1. Срок возврата подотчетных сумм

О расходовании полученных наличными сумм подотчетное лицо обязано отчитаться (то есть представить авансовый отчет) в следующие сроки (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У):

  • в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выданы средства;
  • в течение трех рабочих дней со дня фактического возвращения из командировки (независимо от срока, указанного в приказе или заявлении) (п. 26 Положения о служебных командировках);
  • в течение трех рабочих дней со дня выхода на работу после отпуска (болезни) в случае, если в этот период истек срок, на который были выданы подотчетные суммы.

Срок для отчета по суммам, полученным в безналичной форме, установлен только для расходов по командировкам — это те же самые три дня с момента возвращения (п. 26 Положения о служебных командировках). Для всех остальных случаев его придется установить самостоятельно в локальном нормативном акте (например, в инструкции по порядку расчетов с подотчетными лицами).

После получения отчет надо проверить, руководитель должен его утвердить, а остаток неизрасходованных сумм подотчетное лицо должно возвратить в кассу. Эти действия также совершают в сроки, определенные руководителем (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).

Таким образом, срок возврата неизрасходованных денежных средств в конечном итоге складывается из следующих периодов:

  • срока, на который средства выданы (или периода от даты выдачи до даты возвращения из командировки);
  • времени, отведенного руководителем для возвращения денежных средств.

Пример определения даты возврата подотчетных сумм

Денежные средства выданы 22 марта 2019 г. на срок до 29 марта 2019 г. В соответствии с инструкцией по порядку расчетов с подотчетными лицами для возврата неизрасходованных сумм отводится пять рабочих дней с момента окончания срока, установленного для представления авансового отчета.

При таких условиях подотчетное лицо должно представить отчет не позднее 3 апреля 2019 г. и вернуть деньги в кассу не позднее 10 апреля 2019 г.

8.2. Оформление возврата подотчетных сумм

Неизрасходованный остаток подотчетной суммы необходимо вернуть.

Если остаток вносится в кассу организации наличными, то операцию оформляют приходным кассовым ордером и записью в кассовой книге в общеустановленном порядке. Подотчетному лицу надо выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру в подтверждение получения от него денег (пп. 5.1 п. 5 Указания N 3210-У). Отметку о возврате остатка подотчетной суммы сделайте также в авансовом отчете, указав в нем внесенную сумму, номер и дату приходного кассового ордера.

Если же остаток подотчетной суммы возвращается с банковской карты подотчетного лица на расчетный счет организации, то рекомендуем напомнить подотчетнику указать назначение платежа — «Возврат подотчетной суммы». В авансовом отчете и в этом случае отразите сумму возвращенного остатка, а также реквизиты перевода.

Возврат неизрасходованного остатка подотчетной суммы отразите в бухгалтерском учете.

Документ 2

Вопрос: Сколько времени дается подотчетнику для того, чтобы он составил авансовый отчет о расходовании полученных ранее подотчетных денег?

Ответ: Сроки для составления авансового отчета зависят от того, для каких целей был получен аванс.

Так, если подотчетные суммы были получены для командировочных целей, то отчитаться о своих тратах работник должен в течение 3 рабочих дней со дня фактического возвращения из командировки. Причем независимо от срока, который указан в приказе или заявлении на выдачу аванса . Также не имеет значения, как был получен аванс: в наличной форме или безналичной (на банковскую карту работника).

Если же наличные деньги были выданы на другие цели, то подотчетник должен составить авансовый отчет в течение 3 рабочих дней после окончания срока, на который выданы средства .

В случае когда указанные сроки пропущены по причине болезни или отпуска работника, он должен отчитаться о своих тратах в течение 3 рабочих дней со дня выхода на работу .

Если работник вовремя не отчитался о полученном авансе, проверяющие могут счесть, что он получил доход. И потребуют уплаты НДФЛ и страховых взносов .

Так, если подотчетные деньги остались в распоряжении работника, то страховые взносы рекомендуется начислять на наиболее раннюю из дат :

— или на дату списания задолженности, если принято решение об отказе от удержания/взыскания (в том числе путем прощения долга работнику);

— или на дату истечения месячного срока на удержание подотчетных сумм из зарплаты, если решение об удержании в течение этого срока не принято. Если в дальнейшем долг будет возвращен, надо будет сделать перерасчет страховых взносов.

НДФЛ с денег, оставшихся в распоряжении работника, надо исчислить на дату списания задолженности . Это наиболее ранняя из дат :

— или дата, с которой взыскание стало невозможно. К примеру, дата истечения срока исковой давности;

— или дата принятия руководителем решения о прощении долга или иного решения об отказе от взыскания.

Удержать НДФЛ надо за счет любых денежных доходов работника .

Нормативно закрепленного срока для составления авансового отчета в ситуации, когда деньги для целей, не связанных с командировкой работника, были перечислены ему на карту (получены им безналично), нет. Поэтому такой срок надо установить самостоятельно в локальном нормативном акте. Это может быть, к примеру, инструкция по порядку расчетов с подотчетными лицами.

Не забудьте также, что руководитель организации должен определить сроки, в течение которых подотчетное лицо должно вернуть остаток неизрасходованных сумм .

п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749.

Письмо Минфина от 01.02.2018 N 03-04-06/5808.

Письма ФСС от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250 (п. 5 приложения); Минтруда от 12.12.2014 N 17-3/В-609; Минфина от 16.11.2016 N 03-04-12/67082.

Письма Минфина от 01.02.2018 N 03-04-06/5808; от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610.

Документ 3

15 случаев из жизни

Выплата вознаграждений физлицам по договору ГПХ. При осуществлении организацией (индивидуальным предпринимателем) выплаты денежных средств физическому лицу в рамках обязательств по договору гражданско-правового характера применение ККТ не производится (Письмо Минфина России от 10 августа 2018 г. N 03-01-15/56554).

Выдача/возврат подотчетных сумм. Выдача денежных средств под отчет и возврат сотрудником в организацию неизрасходованных денежных средств, ранее выданных ему под отчет, не образуют природу расчета в смысле Федерального закона N 54-ФЗ. Поэтому в данных случаях ККТ не применяется.

Расчеты через подотчетных лиц. ККТ применяется при наличных расчетах с подотчетным лицом организации-покупателя. При этом подотчетник формировать кассовый чек не должен. Наличие у подотчетника доверенности от организации, для которой он приобретает товары (работы, услуги), позволяет организации-продавцу установить, что покупателем является организация. Если у подотчетника нет доверенности, то продавец применяет ККТ в порядке, предусмотренном для расчета с покупателем — физическим лицом.

Продажа имущества/товаров/услуг сотруднику при оплате с помощью удержаний из заработной платы. Удержание из зарплаты работника стоимости продаваемого ему товара (работы, услуги) не требует применения ККТ до 1 июля 2019 года (п. 4 ст. 4 Закона N 192-ФЗ).

Удержание из заработной платы сотрудников в счет компенсации затрат, понесенных в связи с трудовой деятельностью. При удержании денежных средств из заработной платы сотрудника в связи с приобретением бланков трудовой книжки, оплаты мобильной связи и т.п. применять ККТ не нужно, так как подобная операция не относится к понятию «расчеты» для целей Закона N 54-ФЗ.

Удержание из заработной платы стоимости полиса ДМС, приобретенного для родственника сотрудника. Организации не нужно применять ККТ, так как подобная операция не относится к понятию расчетов из ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ (Письмо УФНС по Санкт-Петербургу от 25 апреля 2019 г. N 04-24/25293).

Выдача займа от физического лица организации. Если физлицо-заимодавец не является ИП, то организация-заемщик не должна применять ККТ ни при получении займа, ни при его возврате, так как на физлиц правила Федерального закона N 54-ФЗ не распространяются. Если у заимодавца есть статус ИП, но в договоре займа он выступает как обычное физическое лицо, то ККТ тоже не нужна.

Выдача займа от организации физическому лицу. При выдаче займов физлицу на покупку товаров, работ, услуг ККТ применяется с 1 июля 2019 года (п. 4 ст. 4 Закона N 192-ФЗ). Если заем, выданный физическому лицу, является нецелевым (то есть в договоре не указано, на что конкретно выдаются средства), то организации не требуется применять ККТ (Письмо УФНС по Санкт-Петербургу от 25 апреля 2019 г. N 04-24/25293).

Возврат займа от физического лица организации. При возврате займа от физического лица организации, выданного на покупку товаров, работ, услуг, ККТ применяется с 1 июля 2018 года (п. 4 ст. 4 Закона N 192-ФЗ). Если в договоре займа не будет указана его цель, то ККТ применяться не будет (Письмо УФНС по Санкт-Петербургу от 25 апреля 2019 г. N 04-24/25293).

Выплата зарплаты в натуральной форме. При такой операции организации не нужно применять ККТ, так как выплата зарплаты в натуральной форме не относится к понятию расчетов из ст. 1.1 Федерального закона N 54-ФЗ.

Получение членских взносов (в случае НКО). Под членскими взносами, как правило, понимаются денежные средства, которые периодически вносят члены НКО на покрытие расходов, связанных с осуществлением уставной деятельности организации, и на иные цели, не связанные с оплатой полученных товаров, работ, услуг. Таким образом, применение кассы не является обязательным для НКО, поскольку внесение членских взносов не является расчетами по смыслу Федерального закона N 54-ФЗ (Письмо Минфина России от 18 августа 2017 г. N 03-01-15/53110).

Оказание НКО услуг по организации мероприятий. При оказании некоммерческой организацией (НКО) услуг по организации мероприятий законодательством каких-то исключений не предусмотрено, поэтому при осуществлении расчетов с физическими лицами по подобным услугам НКО обязаны применять контрольно-кассовую технику (Письмо УФНС по Санкт-Петербургу от 25 апреля 2019 г. N 04-24/25293).

Продажа доли в уставном капитале физлицу. Реализация доли в уставном капитале считается реализацией имущественного права (Обзор законодательства и судебной практики Верховного Суда Российской Федерации за третий квартал 2007 года, утв. Постановлением Президиума Верховного Суда РФ от 7 ноября 2007 г.). Передаваемое право не является ни товаром, ни работой, ни услугой. Об этом сказано в ст. 38 НК РФ. Поэтому, если организация получает оплату за передаваемое право, обязанность применять контрольно-кассовую технику у нее не возникает.

Читайте также:  3-НДФЛ нулевая для ИП за 2020 год: пример

Оплата аренды имущества у физлица. Ситуация аналогична выплатам по договору ГПХ физлицу — ККТ не применяется (Письмо ФНС России от 14 августа 2018 г. N АС-4-20/15707).

Продажа имущества/товаров физлицу при оплате наличным/безналичным способом. Организации и ИП обязаны применять ККТ с 1 июля 2018 года (п. 1 ст. 1.2, абз. 21 ст. 1.1 Федерального закона N 54-ФЗ) в случае получения оплаты от физических лиц наличным и безналичным способами с использованием электронных средств платежа (далее — ЭСП). К ЭСП относятся: банковские платежные карты; электронные кошельки; банковские переводы через онлайн-банкинг (систему дистанционного доступа к счету типа «Клиент-Банк»); переводы со счетов мобильных телефонов. Но есть исключение: если покупатель вносит оплату через офис банка наличными по квитанции без открытия счета, то до 1 июля 2019 года ККТ не нужна (п. 4 ст. 4 Федерального закона от 3 июля 2018 г. N 192-ФЗ).

Ответ подготовил Консультант Регионального информационного центра сети КонсультантПлюс

Бородкина Елена Васильевна

Выдача займа от физического лица организации. Если физлицо-заимодавец не является ИП, то организация-заемщик не должна применять ККТ ни при получении займа, ни при его возврате, так как на физлиц правила Федерального закона N 54-ФЗ не распространяются. Если у заимодавца есть статус ИП, но в договоре займа он выступает как обычное физическое лицо, то ККТ тоже не нужна.

Как получить деньги

Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании от имени директора. Форма такого документа произвольная. Но в нем должны содержаться следующие реквизиты:

  • Ф.И.О. лица;
  • регистрационный номер документа;
  • сумма наличных денег;
  • срок, на который выдаются наличные деньги; назначение (не обязательно);
  • подпись директора и дата.

Проводить расчеты с подотчетными лицами допускается по новому образцу заявлений:

Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств подотчет. Учитывая это, выдача большей суммы не является нарушением кассовой дисциплины.

Возврат неиспользованной подотчетной суммы и ККТ

Ответы на самые сложные вопросы по применению онлайн касс

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

профессиональный бухгалтер Башкирова Ираида

Ответ прошел контроль качества

Нужно ли пробивать кассовый чек:

  • при выдаче займа стороннему физическому лицу или сотруднику предприятия (потребительский займ или целевой займ на покупку квартиры (земли));
  • при возврате неизрасходованных подотчетных сумм;
  • при удержании из зарплаты займа (займы предоставляются на личные нужды (покупка квартир, автомобилей, земли и т.п.));
  • при выплате физическому лицу по договорам гражданско-правового характера?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

При возврате неизрасходованных подотчетных сумм и при выплате денежных средств физическому лицу в рамках обязательств по договору гражданско-правового характера (за оказанные им услуги, выполненные работы) применение ККТ и выдача кассового чека не производятся.

На наш взгляд, ККТ не применяется и при выдаче физическому лицу займа для приобретения товаров, работ, услуг у сторонних лиц (не у заимодавца), а также при погашении такого займа (в том числе путем удержания из заработной платы). Однако, учитывая неоднозначность ситуации, не исключаем в этом случае возникновения претензий со стороны налоговых органов в части неприменения ККТ.

Согласно п. 1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники. ” (далее – Закон N 54-ФЗ) контрольно-кассовая техника (далее – ККТ) применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и ИП при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных Законом N 54-ФЗ.

В соответствии со ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ под расчетами понимаются:

  • прием (получение) и выплата денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги;
  • прием ставок, интерактивных ставок и выплата денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр;
  • прием денежных средств при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, приеме лотерейных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей;
  • прием (получение) и выплата денежных средств в виде предварительной оплаты и (или) авансов, зачет и возврат предварительной оплаты и (или) авансов;
  • предоставление и погашение займов для оплаты товаров, работ, услуг (включая осуществление ломбардами кредитования граждан под залог принадлежащих гражданам вещей и деятельности по хранению вещей) либо предоставление или получение иного встречного предоставления за товары, работы, услуги.

Из буквального прочтения названной нормы следует, что ККТ применяется как при получении, так и при выплате денежных средств.

Случаи, когда КТТ не применяется, поименованы в ст. 2 Закона N 54-ФЗ. Отметим, что названные в вопросе операции в данной норме не указаны.

1. Прежде всего отметим, что прием неизрасходованных подотчетных сумм (как и первоначальная выплата в подотчет) от сотрудников организации не отвечает понятию расчеты, приведенному в ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ. Поэтому при возврате неизрасходованных подотчетных сумм ККТ не применяется (смотрите письма Минфина России от 08.02.2019 N 03-01-15/7892, от 11.09.2018 N 03-01-15/65050).

2. При выплате по договорам гражданско-правового характера, по мнению представителей контролирующих ведомств, ККТ также не применяется (смотрите письма Минфина России от 06.03.2019 N 03-01-15/14624, от 11.12.2018 N 03-01-15/89828, от 26.10.2018 N 03-01-15/77192, от 05.10.2018 N 03-01-15/71861, от 11.09.2018 N 03-01-15/65009, от 05.09.2018 N 03-01-15/63531, от 27.08.2018 N 03-01-15/60940, от 01.08.2018 N 03-01-15/54311, ФНС России от 14.08.2018 N АС-4-20/15707, от 10.08.2018 N АС-4-20/15566@).

Данная позиция основана на том, что при заключении организацией договора гражданско-правового характера с физическим лицом на реализуемые им в пользу такой организации работ, услуг и последующей выплате денежных средств покупателем (клиентом) будет являться сама организация. В свою очередь, пользователем формально является физлицо, но таковым, то есть лицом, применяющим ККТ при расчетах, являются в целях Закона N 54-ФЗ исключительно организации и индивидуальные предприниматели. Следовательно, при осуществлении организацией выплаты денежных средств физическому лицу в рамках обязательств по договору гражданско-правового характера ККТ не применяется и выдача кассового чека не производится.

3. Согласно ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ под расчетами также понимается предоставление и погашение займов для оплаты товаров, работ, услуг (включая осуществление ломбардами кредитования граждан под залог принадлежащих гражданам вещей и деятельности по хранению вещей) либо предоставление или получение иного встречного предоставления за товары, работы, услуги.

В письме ФНС России от 25.10.2018 N ЕД-3-20/7645@ разъясняется, что “в целях Федерального закона N 54-ФЗ под предоставлением займов для оплаты товаров, работ или услуг следует понимать предоставление организацией (индивидуальным предпринимателем) покупателю (клиенту) отсрочки или рассрочки по оплате за товары, работы или услуги.

Учитывая изложенное, предоставление займа следует рассматривать как изменение срока выполнения обязательства по предоставлению денежных средств в рамках осуществления расчетов (например, по договору купли-продажи), а именно: передача денежных средств покупателем (клиентом) продавцу позднее получения товара, а не в момент такой передачи, либо как изменение порядка оплаты, при котором последняя производится не в полной сумме расчета, а по частям”.

Из этого разъяснения следует, что ККТ применяется при предоставлении (погашении) займа в случае, если займ представляет собой отсрочку (рассрочку) покупателю (клиенту) за товары (работы, услуги), приобретаемые непосредственно у организации-заимодавца.

Аналогичные разъяснения размещены на сайте ФНС (смотрите Вопрос: Каков порядок применения контрольно-кассовой техники организациями и индивидуальными предпринимателями при предоставлении нецелевых займов своим сотрудникам и погашении сотрудниками таких займов, а также при получении процентов по ним? (официальный сайт ФНС России, раздел “Часто задаваемые вопросы”, март 2019 г.)).

Из приведенного в письме ФНС России от 04.02.2019 N ЕД-4-20/1812@ примера оформления кассового чека также можно прийти к выводу, что в целях применения Закона N 54-ФЗ под предоставлением займа для оплаты товаров подразумевается предоставление рассрочки (отсрочки) по оплате товара. Аналогичный вывод следует и из письма ФНС России от 20.02.2019 N ЕД-4-20/2929@.

Следовательно, из прочтения положений ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ и приведенных выше разъяснений можно прийти к выводу, что ККТ применяется в случаях предоставления и погашения займа, направленного на приобретение товаров, работ, услуг заимодавца, а в случае предоставления займа на приобретение товаров, работ, услуг у сторонних лиц при предоставлении и погашении займа, выданного физическому лицу (как стороннему, так и сотруднику организации-заимодавца) применение ККТ не требуется.

Однако из других разъяснений контролирующих органов следует, что ККТ не применяется только при выдаче (погашении) займа не в целях оплаты товаров, работ, услуг.

Например, в письме ФНС России от 18.09.2018 N ЕД-4-20/18186@ указано, что законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники обязанность по применению ККТ возложена на организацию или индивидуального предпринимателя, непосредственно предоставляющих заем, а также получающих денежные средства в счет погашения займа. Минфин России в письмах от 31.10.2018 N 03-01-15/78591 и от 04.12.2018 N 03-01-15/87766 также разъясняет, что при предоставлении и погашении займов для оплаты товаров, работ, услуг ККТ применяется заимодавцем. Вместе с тем если заем выдается не в целях оплаты товаров (работ, услуг), то обязанность применения ККТ у заимодавца не возникает.

Таким образом, если следовать данным разъяснениям в случае, когда заем выдается физическому лицу в целях оплаты товаров (работ, услуг), ККТ должна применяться и в момент выдачи, и в момент погашения займа независимо от способа расчета (на расчетный счет, наличными денежными средствами, путем удержания из заработной платы). При этом при погашении займа путем удержания из заработной платы, на наш взгляд, чек может быть выдан в момент выплаты заработной платы.

Если заем выдается на иные цели или без указания цели, ККТ применяться не должна.

Таким образом, исходя из изложенного считаем, что ответ на вопрос о применении ККТ при выдаче и погашении займа физическим лицам на приобретение товаров, работ, услуг у сторонних лиц (не у заимодавца) на сегодняшний день является неоднозначным.

При этом мы придерживаемся позиции, что в таких случаях применение ККТ не требуется.

Для устранения сомнений рекомендуем организации обратиться с официальным запросом в Минфин России как в орган, уполномоченный давать письменные разъяснения налоговым органам, организациям, индивидуальным предпринимателям и физическим лицам по вопросам применения законодательства РФ о применении контрольно-кассовой техники (п. 9 ст. 1.2 Закона о ККТ).

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Как правильно оформить возврат подотчетных сумм

Есть два способа осуществить возврат подотчетных средств:

  • принести деньги в кассу учреждения, и тогда кассир самостоятельно внесет сумму на Р/С учреждения;
  • перечислить задолженность самостоятельно.

Разберем, как правильно оформить возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки для бухучета приведем в таблице.

  • принести деньги в кассу учреждения, и тогда кассир самостоятельно внесет сумму на Р/С учреждения;
  • перечислить задолженность самостоятельно.

Налоговые последствия несвоевременного возврата подотчетных сумм

Учетной политикой не установлен срок, на который организация выдает работникам денежные средства под отчет. Какие могут быть налоговые последствия при несвоевременном возврате подотчетных сумм?

При осуществлении наличных расчетов с подотчетными лицами организации должны учитывать нормы Положения ЦБР от 12.10.2011 N 373-П “О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации” (далее – Положение N 373-П).

Читайте также:  Скачать образец судебного поручения

Пунктом 4.4 Положения N 373 установлено, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю, авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Предельного срока выдачи наличных денег под отчет законодательство не устанавливает, поэтому организация вправе самостоятельно утвердить этот срок в учетной политике либо в ином локальном нормативном акте (например в приказе руководителя на выдачу денег под отчет).

Неизрасходованные по каким-либо причинам подотчетные средства по истечении срока, предусмотренного для возврата подотчетных сумм, работник обязан вернуть в кассу организации в полном объеме.

В случае, если работник не предоставит в установленный срок авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами, а также не вернет ранее полученную под отчет сумму денежных средств, то у него останется задолженность перед организацией.

Если срок для сдачи отчета по подотчетным суммам пропущен, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка работника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств через судебные органы (ст.ст. 241, 248 ТК РФ).

НДФЛ

Объектом налогообложения по НДФЛ признается доход, то есть экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой ее можно оценить, и определяемая в соответствии с главой 23 НК РФ (ст.ст. 209, 41 НК РФ).

При этом нормы главы 23 НК РФ напрямую не определяют в качестве дохода физического лица суммы, полученные им под отчет, по которым он не отчитался в установленном порядке и (или) которые не вернул организации в установленные сроки.

На наш взгляд, деньги, передаваемые под отчет, нельзя расценивать как беспроцентный заем в связи с тем, что они не переходят в собственность работника (ст. 807 ГК РФ), а также по причине отсутствия письменного договора займа между организацией и работником, подтверждающего согласие сторон на установление именно заемных отношений (ст. 808 ГК РФ). Поэтому в данной ситуации у работника не возникает дохода в виде материальной выгоды, предусмотренного пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, подлежащего включению в расчет налоговой базы по НДФЛ.

Основные налоговые риски по НДФЛ при выдаче денег подотчетному лицу возникают в ситуациях, когда выданные под отчет суммы не возвращаются организации в установленные для этого сроки либо когда расходы, произведенные за счет подотчетных сумм, не подтверждены документально.

По мнению Минфина России, а также налоговых органов, в случае невозврата лицом подотчетных сумм, равно как и в случае непредставления документов, подтверждающих произведенные расходы, у подотчетного лица возникает доход в денежной форме, учитываемый для целей исчисления НДФЛ (письма Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610, УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 N 28-11/097861, от 27.03.2006 N 28-11/23487).

Арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Так, имеются примеры судебных решений, в которых судьи:

поддерживают позицию налоговых органов (смотрите, например, постановления ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 N А55-1433/2009, ФАС Северо-Западного округа от 04.12.2006 N А05-5905/2006-29, ФАС Восточно-Сибирского округа от 10.08.2005 N А19-31904/04-45-Ф02-3758/05-С1);

отмечают, что деньги, выданные под отчет, не являются доходом работника для целей исчисления НДФЛ даже в случае, если он не отчитался по ним в установленном порядке (смотрите, например, постановления ФАС Центрального округа от 27.11.2009 N А36-681/2009, ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 N А32-27520/2008-19/520).

По вопросу обложения НДФЛ невозвращенных подотчетных сумм в постановлениях ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 N А32-27520/2008-19/520, ФАС Центрального округа от 27.11.2009 N А36-681/2009 указано, что подотчетные денежные средства, частично не возвращенные работником, не являются его доходом, облагаемым НДФЛ.

Вместе с тем имеются примеры судебных решений с иной точкой зрения. Так, из постановлений ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 N А55-1433/2009, ФАС Уральского округа от 19.12.2008 N Ф09-9428/08-С2 следует, что если оправдательные документы на приобретение товара отсутствуют либо оформлены с нарушением требований законодательства, то суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, образуют доход физического лица, подлежащий обложению НДФЛ. В постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 10.08.2005 N А19-31904/04-45-Ф02-3758/05-С1, ФАС Северо-Западного округа от 04.12.2006 N А05-5905/2006-29 суды пришли к выводу, что подотчетные суммы, не внесенные в кассу организации, являются доходом работника и облагаются НДФЛ.

В ряде случаев судьи высказывали мнение, что при отсутствии оправдательных документов и оприходования оплаченных материалов (работ, услуг) подотчетную сумму также следует зачесть в совокупный годовой доход подотчетного лица (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 17.09.2007 N Ф08-6050/07-2254А, от 04.10.2006 N Ф08-4557/06-1954А, от 26.10.2005 N Ф08-5072/05-2000А).

Однако при рассмотрении дел о невозврате подотчетных сумм (об отсутствии отчетов об их расходовании) суды должны исходить из фактических обстоятельств каждой конкретной ситуации. Так, в постановлении Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12 указано, что денежные средства, снятые с расчетных счетов организаций их работниками (либо выданные работникам под отчет), подлежат включению в налоговую базу этих работников по НДФЛ, если организациями при проверке не представлены документы, подтверждающие целевое расходование указанных сумм, а также приобретение и оприходование товарно-материальных ценностей. Суд согласился с тем, что при таких условиях согласно ст. 210 НК РФ указанные денежные средства являются доходом рассматриваемых работников и подлежат включению в их налоговую базу по НДФЛ.

Таким образом, вопрос о возникновении у работника дохода для целей исчисления НДФЛ в рассматриваемой ситуации является неоднозначным. Если организация будет исходить из отсутствия оснований для признания факта возникновения у работника дохода для целей исчисления НДФЛ, то не исключено, что свою позицию ей придется отстаивать в суде. При этом с выходом постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 13510/12 уверенности в том, что суд примет сторону организации, у нас нет, более вероятным представляется противоположный исход дела (что, в свою очередь, подразумевает ответственность налогового агента).

Ответственность налогового агента

В соответствии с пп. 1 п. 3 ст. 24 НК РФ налоговые агенты обязаны правильно и своевременно исчислять, удерживать из денежных средств, выплачиваемых налогоплательщикам, и перечислять налоги в бюджетную систему РФ на соответствующие счета Федерального казначейства. За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных обязанностей налоговый агент несет ответственность в соответствии с законодательством РФ (п. 5 ст. 24 НК РФ).

На основании ст. 123 НК РФ неправомерное неудержание и (или) неперечисление (неполное удержание и (или) перечисление) в установленный НК РФ срок сумм налога, подлежащего удержанию и перечислению налоговым агентом, влечет взыскание штрафа в размере 20% от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению.

Отметим, что привлечь налогового агента к налоговой ответственности, предусмотренной ст. 123 НК РФ, налоговый орган вправе в пределах срока давности привлечения к ответственности. Согласно ст. 113 НК РФ лицо может быть привлечено к налоговой ответственности, если со дня совершения налогового правонарушения и до момента вынесения решения о привлечении к налоговой ответственности не пришло три года.

Кроме штрафа за несвоевременную уплату налога, в рассматриваемой ситуации налоговому агенту могут быть начислены пени (ст. 75 НК РФ). Согласно ч. 1 ст. 75 НК РФ пеней признается, в частности, денежная сумма, которую налогоплательщик должен выплатить в случае уплаты причитающихся сумм налогов или сборов в более поздние по сравнению с установленными законодательством о налогах и сборах сроки.

Отметим, что на основании ч. 7 ст. 75 НК РФ правила начисления и взыскания пеней распространяются и на налоговых агентов. При этом сумма соответствующих пеней уплачивается помимо причитающихся к уплате сумм налога или сбора.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член МоАП, профессиональный бухгалтер Каратаева Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим

10 января 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

По мнению Минфина России, а также налоговых органов, в случае невозврата лицом подотчетных сумм, равно как и в случае непредставления документов, подтверждающих произведенные расходы, у подотчетного лица возникает доход в денежной форме, учитываемый для целей исчисления НДФЛ (письма Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610, УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 N 28-11/097861, от 27.03.2006 N 28-11/23487).

Бухучет

В бухучете возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите следующим образом.

Дебет 50 Кредит 71

– внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств.

Такой порядок установлен Инструкцией к плану счетов (счет 71).

11 апреля секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова получила 2000 руб. на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации. Стоимость приобретенных ею товаров составила 1500 руб. (покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку). Установленный руководителем срок возврата подотчетных сумм – 14 апреля.

Ответственность

Правовыми актами определено, что работник, получивший деньги на обеспечение производственной деятельности под отчет, несет за них финансовую ответственность.

Он должен отчитаться за использованные средства и вовремя сдать в кассу остаток денег. При выявлении несоответствий или недостоверностей в поданной отчетности или в подтверждающих трату бумагах, руководитель вправе признать недостачу в кассе и взыскать ее с нарушителя, а также запретить впоследствии выдачу денег этому работнику и снять с него статус подотчетного лица.

После обнаружения и фиксирования недостачи денег в кассе, руководитель компании обязан инициировать создание инспектирующей комиссии из представителей руководства, которыми могут быть начальники структурных подразделений или специалисты из отдела административного управления персонала. Виновный работник должен оформить объяснительную записку, в которой следует отразить причину его недобросовестного отношения к порученной ему задаче. При отказе подотчетного лица давать пояснения, комиссией должен быть составлен соответствующий акт, в котором следует зафиксировать отказ сотрудника комментировать ситуацию и обосновывать свои неправомерные действия.

Чтобы избежать неприятностей с Налоговой Службой, необходимо правильно оформить возврат в кассу подотчетных сумм. Чтобы удержать сумму недостачи с заработной платы сотрудника, необходимо, чтобы он написал соответствующее заявление, с отражением просьбы вычесть из суммы его дохода величину задолженности перед предприятием. Без этого документа руководитель субъекта хозяйствования не имеет права удерживать деньги из дохода сотрудника, относящегося к категории оплаты труда, поскольку такие действия расцениваются как законодательное нарушение, подлежащее административному наказанию по отношению к руководителю и главному бухгалтеру. Стоит отметить. Что сумма удержания денег из заработной платы работника не может превышать 20 процентов от суммы начисления оплаты труда.

Если сотрудник не отчитался по подотчетным суммам, уволился и получил расчетные средства, то директор компании может вернуть задолженность только через судебные инстанции. Аналогичные действия применимы в случае, если работник несогласен с суммой удержания из заработной платы.


Он должен отчитаться за использованные средства и вовремя сдать в кассу остаток денег. При выявлении несоответствий или недостоверностей в поданной отчетности или в подтверждающих трату бумагах, руководитель вправе признать недостачу в кассе и взыскать ее с нарушителя, а также запретить впоследствии выдачу денег этому работнику и снять с него статус подотчетного лица.

Когда подотчётные средства нужно вернуть

Если сотрудник потратил не все полученные деньги, то должен вернуть их в установленные организацией сроки. Сумма возврата определяется после проверки и утверждения авансового отчёта, который сдаёт сотрудник.

Для отчёта по наличным расчётам сроки установлены указаниями ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У:

три дня после истечения срока, на который выданы наличные (срок руководитель определяет в приказе о выдаче подотчётных средств);

три дня после выхода на работу.

Для безналичных расчётов эти сроки не действуют. Работодатель, использующий такой способ, должен самостоятельно утвердить порядок расчётов с подотчётными лицами во внутренних документах. Можно использовать следующую формулировку:

К отчёту сотрудник должен приложить документы, которые подтверждают расходы: чеки, квитанции, проездные билеты.

Бухгалтер проверяет отчёт и приложенные документы, рассчитывает сумму переплаты и направляет документ руководителю на утверждение. После этого излишне выданную сумму нужно вернуть работодателю.

К отчёту сотрудник должен приложить документы, которые подтверждают расходы: чеки, квитанции, проездные билеты.

Возврат подотчетной суммы в кассу: основания, оформление, учет

  • Выдача денег подотчетному лицу: общие правила
  • Документальное оформление
  • Выдача подотчетных сумм не сотруднику организации
  • Возврат подотчетной суммы в кассу
  • Общий порядок
  • Возврат при отмене командировки

Сумма средств, выданных подотчетному лицу и не использованная, должна быть возвращена в кассу организации в установленном порядке. В статье разберем, на каких основаниях осуществляется возврат подотчетной суммы в кассу, как оформить возврат, как отразить операции в учете.

Подотчетные средства могут быть выданы как в виде наличности из кассы предприятия, так и в безналичной форме, путем перечисления на банковский счет сотрудника.

Как происходит возврат подотчетной суммы в кассу

Возврат подотчетной суммы в кассу это тот процесс, с которым рано или поздно приходится сталкиваться любой компании. Такое происходит в случаях, когда подотчетному лицу была выдана определённая денежная сумма, но он всю ее не потратил. Данный работник в такой ситуации обязан вернуть оставшиеся средства в кассу предприятия, а после этого предоставить бухгалтерский отчет и всех произведенных расходах. Но как возвращать подотчетные средства? И какие неожиданные ситуации могут возникнуть? Обо всем этом подробней мы поговорим в данной статье.

  • Согласиться с представленным ему вердиктом;
  • Попытаться его оспорить.

Общие сведения

Об образовании дебиторской задолженности и ее размере сотрудник должен быть официально извещен. Подответное лицо может как согласиться с предъявленным вердиктом, так и попытаться опровергнуть его.

Возврат остатка неиспользованных подотчетных сумм осуществляется не позднее 3 суток с момента окончания периода, установленного для возврата аванса под отчет (согласно УБР № 3210-У, п. 6.3). Это правило применимо только к возврату наличных сумм. Для безналичного расчета руководитель учреждения обязан установить расчетный порядок с подотчетными лицами самостоятельно. Кроме того, оба процесса фиксируются в нормативных документах предприятия.

Полученные деньги от подответного сотрудника отражаются в бухгалтерском учете следующими записями:

  • Дебет счета 50, кредит счета 71 – возврат финансов в кассу учреждения.
  • Дебет 52, кредит 71 – возврат сверх выданных финансов на валютный счет организации.
  • Дебет 94, кредит 71 – запись о долге подотчетного лица в случае невозврата неизрасходованных средств.
  • Дебет счета 51, кредит счета 71 – возврат излишне выданной суммы на банковский счет фирмы.

Полученные деньги от подответного сотрудника отражаются в бухгалтерском учете следующими записями:

Сроки подачи документов

Отчет о расходах в командировке нужно предоставить в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения. Несоблюдение этих сроков приведет к доначислению НДФЛ. Инспекция может посчитать, что выданные подотчетные суммы являются доходами физлиц. Поэтому сотрудник должен составлять отчет о каждом расходе средств. Форму бланка можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Сроки сдачи отчетности должны быть утверждены приказом руководителя. Образец:

Приказ № 15 об утверждении сроков подачи авансового отчета

г. Белгород 15 марта 2015 года

Сотрудники, получившие деньги, должны представить отчет по их использованию:

  • по хознуждам – не позднее двух недель с даты получения средств;
  • по командировочным расходам – в течение трех дней по возвращении на работу.

Выданные средства должны быть использованы строго по назначению.

На хозяйственные расходы и приобретение товаров предоставляется не более 100 тыс. руб. и только по распоряжению директора.

Ответственность за выполнение приказа, правила составления документов возлагается на главного бухгалтера.

Генеральный директор ______________________ (Ф.И.О.)

Пока сотрудник не предоставил отчет о командировке с документами, подтверждающими движение средств, расходы по НПП не списываются. Выданные суммы не уменьшают налогооблагаемую базу. Не начисляются страховые взносы и не удерживается налог на доходы.

Возможен ли возврат денежных средств в кассу от подотчетного лица?

подскажите пожалуйста, возврат в кассу предприятия от подотчетного лица неизрасходованной суммы правомерен ли ?

    социальный займ
  • Поделиться

Ответы юристов ( 1 )

  • 12243 ответа
  • 5763 отзыва эксперт

Добрый день! Да, вполне правомерен. Более того, кроме как в кассу, внести больше никуда нельзя эти суммы. Составляется авансовый отчет и вносится неизрасходованная сумма в кассу по ПКО.

спасибо обязательно ли переводить из кассы на расчетный счет обратно,нам надо из этих денег выдать з/п

обязательно ли переводить из кассы на расчетный счет обратно, нам надо из этих денег выдать з/п
Наталья

Нет, не обязательно. Вы можете расходовать данную сумму из кассы на любые нужды.

спасибо,и еще правомерно ли по заявлению сотрудника перечислять з/п на его личную карточку иои обязательно открывать корпоративную карту на сотрудника ?

правомерно ли по заявлению сотрудника перечислять з/п на его личную карточку иои обязательно открывать корпоративную карту на сотрудника?
Наталья

По письменному заявлению работника вы должны перечислять заработную плату на любые реквизиты карты, даже если она принадлежит иному лицу. Обязать работника получать з/п на корпоративную карту вы не можете.

хорошо,а вот еще вы написали из кассы можно выдавать на любые нужды, а на погашение беспроцентного займа учредителю имеем ли мы право из кассы рассчитываться ?

а вот еще вы написали из кассы можно выдавать на любые нужды, а на погашение беспроцентного займа учредителю имеем ли мы право из кассы рассчитываться?
Наталья

Да, если в договоре займа предусмотрена возможность погашения кредита наличными денежными средствами.

а вот то что я прочитала В пункте 2 указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У приведен закрытый перечень операций, на проведение которых организация может расходовать наличную выручку. Возврат займов в этом перечне отсутствует. Следовательно, возвращать за счет полученной выручки займы организация не вправе.как на это смотреть ?

может что то не правильно поняла ?а в договоре прописано условие наличными

на проведение которых организация может расходовать наличную выручку.
Наталья

Возврат неизрасходованных подотчетных сумм не может являться выручкой от продажи товаров и услуг.

да верно с корпоративной карты в подотчет сняли,а потом вернули в кассу,ничего что цепочка была от корпоративной карты

ничего что цепочка была от корпоративной карты
Наталья

Выдавать в подотчет вы можете как по безналу, так и за нал. Но работник может возвратить суммы только в кассу.

Наталья, верно,сотрудник вернул в кассу и затем уже выдали беспроцентный займ,ничего что корни идут от корпоративной карты.

и беспроцентный займ лучше с расчетного счета перечислять на личную карточку учредителя (физического лица

и беспроцентный займ лучше с расчетного счета перечислять на личную карточку учредителя (физического лица
Наталья

Для учета разницы нет, но перечислять на карту удобнее, по моему мнению)

да спасибо,поняла,это если прийдут деньги на корпоративную карточку о продаж,то нельзя гасить займ,а если выдано от под отчета в кассу неизрасходованные деньги подотчетного лица, то в кассе уже возникает такая возможность рассчитываться в дальнейшем ,спасибо

Наталья,а вот еще вы подсказывали что можно отправить директора в отпуск без сохранения з/п,вот мы отправили его, в ООО – 2 учредителя, 2 учредитель остался только он не в штате и поэтому все полномочия ген.директор не передал,но так же подписывал отчеты находясь в отпуске без сохранения з/п

правомерно ли что ген.директор не оставил никого за собой ?

ничего что цепочка была от корпоративной карты
Наталья

Расходование наличных денег из кассы: новации 2020

С 27 апреля 2020 года вступили в действие обновленные правила наличных расчетов (Указание Банка России от 09.12. 2019 N 5348-У «О правилах наличных расчетов» (далее — Указание N 5348-У или новые Правила)). Разберемся, в чем их отличия от прежних правил (Указание Банка России от 07.10 2013 N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» (далее — Указание N 3073-У или прежние Правила), и как изменения влияют на участников расчетов.

Для начала определимся с терминами. Под участниками наличных расчетов понимаются юридические лица (ЮЛ) и индивидуальные предприниматели (ИП) (п. 1 Указания N 5348-У). Т.е. если далее мы будем упоминать «участников наличных расчетов», значит речь будет идти о расчетах между ЮЛ, между ЮЛ и ИП, расчетов между ИП.

Статья 27.5. Сроки административного задержания

СТ 27.5 КоАП РФ
1. Срок административного задержания не должен превышать три часа, за исключением случаев, предусмотренных частями 2 и 3 настоящей статьи.

2. Лицо, в отношении которого ведется производство по делу об административном правонарушении, посягающем на установленный режим Государственной границы Российской Федерации и порядок пребывания на территории Российской Федерации, об административном правонарушении, совершенном во внутренних морских водах, в территориальном море, на континентальном шельфе, в исключительной экономической зоне Российской Федерации, или о нарушении таможенных правил, в случае необходимости для установления личности или для выяснения обстоятельств административного правонарушения может быть подвергнуто административному задержанию на срок не более 48 часов.

3. Лицо, в отношении которого ведется производство по делу об административном правонарушении, влекущем в качестве одной из мер административного наказания административный арест или административное выдворение за пределы Российской Федерации, может быть подвергнуто административному задержанию на срок не более 48 часов.

4. Срок административного задержания лица исчисляется с момента его доставления в соответствии со статьей 27.2 настоящего Кодекса. Срок административного задержания лица, находящегося в состоянии опьянения, исчисляется с момента его вытрезвления. При этом общий срок времени вытрезвления лица, находящегося в состоянии опьянения, с момента его доставления в соответствии со статьей 27.2 настоящего Кодекса и административного задержания такого лица на основании части 2 или 3 настоящей статьи не может превышать 48 часов.

2. Лицо, в отношении которого ведется производство по делу об административном правонарушении, посягающем на установленный режим Государственной границы Российской Федерации и порядок пребывания на территории Российской Федерации, об административном правонарушении, совершенном во внутренних морских водах, в территориальном море, на континентальном шельфе, в исключительной экономической зоне Российской Федерации, или о нарушении таможенных правил, в случае необходимости для установления личности или для выяснения обстоятельств административного правонарушения может быть подвергнуто административному задержанию на срок не более 48 часов.

Ссылка на основную публикацию